糟糕的会议带来的负面影响是巨大的。因此，领导者面临一个挑战：我们如何将那些对团队创造力、成功甚至导致压力和焦虑产生负面影响的糟糕会议，转变为具有积极成果的会议？ 更糟糕的是，我们现在发现大多数会议都是远程在线举行的，参会者的摄像头是关闭的，您很可能只是盯着屏幕顶部的绿色圆点。这使得举行真正富有成效和有用的会议变得更具挑战性。
以不同的方式思考您的会议——并在构建会议时考虑到开放组织原则——可以帮助将您的下一次远程会议变成一次充满活力且具有积极成果的体验。 以下是一些帮助您入门的指南。 我将解释您在准备、举行和跟进会议时可以采取的步骤。
会议准备
1. 保护每个人的时间
首先，您需要反思一下您最初召开会议的原因。 作为会议领导者，您必须认识到自己的角色，您可能会扼杀生产力并破坏与会者专注在场的的能力。 通过召开会议并要求人们参加，您正在占用人们一天中的时间，耗尽他们可以花费的时间——而时间是不可再生的资源。 因此，不妨将自己想象成人们时间的守护者。 您需要尊重他们的时间。 请考虑一下，您最初召开会议的唯一原因是为了避免浪费时间。 例如，如果您看到一个小组因为错误的参与者参与了电子邮件讨论而反复讨论一个决定，那么不妨建议召开一个半小时的会议以达成共识，从而最终节省每个人的时间。 一种思考方式是：像对待客户一样对待员工。 您绝不希望客户觉得他们被邀请参加了一个浪费他们时间的会议。 采用这种心态，您会立即对在别人的午餐时间安排会议变得敏感。 如果您致力于成为时间的节省者，您将在会议计划、执行和结束的所有方面变得更加有意识。 结果，您会在这方面做得越来越好。
2. 使用工具以更具包容性
与所有会议一样，远程会议也可能包含沉默的时刻，因为人们在思考、反思或做笔记。 但不要将沉默视为理解、同意甚至在场的迹象。 您希望听到会议中每个人的意见和反馈——而不仅仅是那些最舒适或最健谈的人。 熟悉一些不断增长的优秀应用程序列表（Mentimeter、Klaxoon、Sli.do、Meeting pulse、Poll Everywhere 和其他开源工具），这些应用程序旨在帮助与会者在会议期间进行协作，甚至投票并达成共识。 尽可能使用视频。 使用您的聊天室技术，以便与会者分享他们错过的东西或举手发言，甚至作为第二沟通渠道。 远程会议工具正以指数级的速度倍增； 学习新的工具，以保持会议的趣味性并帮助提高参与度。
3. 完善您的邀请列表
在准备会议邀请时，请尽可能保持列表简短。 小组越大，您需要的时间就越多，并且会议的质量往往会随着会议规模的增加而降低。 确保您邀请了合适人员的一种方法是：不要发送讨论主题，而是向您认为可以增加价值的参与者发送初步说明，并征求问题。 那些回答初步问题的人将是需要参加会议的人，而这些人是您需要邀请的人。
4. 为所有事项设定时间限制并进行调整
考虑到我们较短的注意力持续时间，停止默认一小时的会议。 不要犹豫，即使只是安排 15 分钟的会议。 缩短会议时长会产生积极的压力； 研究表明，在一定时间压力下（使用时间限制）运作的小组由于注意力更加集中，因此表现更佳。 想象一下，在一个人发言五分钟后，会议中的其他所有人都会开始进行多任务处理。 这意味着作为主持人，您只有五分钟的时间来介绍一个概念。 只使用这五分钟，然后询问关联：谁知道关于这个主题的内容？ 您会了解到房间里有专家。 也为这项活动设定时间限制，为五分钟。 接下来，分成小组讨论具体的实践和步骤。 为此设定 10 分钟的时间限制，然后分享大家在缩短的时间限制内取得了多大的进展。 迭代并调整下一次的时间限制，并为要点和结论预留另一个时间限制。
5. 使您的议程透明
尽可能向所有受邀者公开会议详情。 例如，会议议程的主题行应包含期望的结果。 议程的开头应明确说明为什么需要召开会议。 例如
“产品 A 的后续策略选择已经争论了两个星期，估计来回讨论时间超过 60 小时。 召开本次会议是为了让相关人员就我们的后续计划达成一致。”
议程详情应概述您为实现目标而设定的时间限制。 后勤保障至关重要：如果您希望打开摄像头，请要求打开摄像头。 即使您已经认真考虑过您的邀请列表，也要注意您可能仍然邀请了不需要参加会议的人。 提供退出机会。 例如
“如果您觉得自己无法为本次会议做出贡献，并且应该由其他人参加，请与我联系并提供他们的联系方式。”
主持会议
6. 准时
准时开始和结束会议！ 提前到达以检查技术设备。 作为会议领导者，请认识到您的情绪将为与会者定下基调。 因此，考虑以感谢、表彰和感激之词开始会议。 以积极的语气开始会议可以营造积极的情绪，并促进创造力、积极倾听和参与。 您会发现您的会议会因此更具建设性。
7. 设计您的会议文化
在会议本身中，使用 Strategyzer 的文化地图来创建您想要的会议文化。 您可以通过商定会议的期望结果、询问什么可以促成或阻碍与会者实现此结果，并确定小组必须表现出的行为才能实现这一目标。 使用便利贴在 Jamboard 上进行静默头脑风暴，然后让大家积极分享什么可以使本次会议对所有人取得成功。
8. 邀请协作
在公开运行的会议中，应该涌现出最好的想法。 但这只有在您的帮助下才能实现。 认识到您作为会议领导者的角色，您必须保持中立并鼓励协作。 寻找那些没有参与的人，并提供工具（或鼓励）来帮助他们参与进来。 例如，不要进行口头头脑风暴，而是使用 Jamboard 中的便利贴进行静默和匿名的头脑风暴。 您将开始看到参与。 坚持议程及其时间限制，并注意那些滔滔不绝的人：
“Sara，Fred 还没说完他的想法。 请让他说完。”
结束和回顾您的会议
9. 记录下来
公开运行的会议应产生公开记录的结果。 确保您的议程包括小组澄清要点、分配行动项目以及确定负责完成工作的利益相关者的时间。
10. 闭环
最后，通过回顾来回顾会议。 征求对会议本身的反馈。 您的主持工作有哪些优点？ 有哪些不足之处？ 任何人对改进下一次会议有什么想法吗？ 是否有任何问题未解答？ 是否有任何顿悟？ 采纳这些反馈，实际上是为下一次会议提出一个新的实验来解决改进之处。 您下次会议的与会者会非常感激，从长远来看，您将提高您的会议主持技巧。
1 条评论