2016年，我写了一篇关于如何完美运行 30分钟会议 的文章。从那时起，我继续传播关于缩短会议时间的好处的观点，并继续（大部分）将我的会议时间控制在30分钟或更短的时间内。
在过去的两年中，围绕开放式会议方式的讨论愈演愈烈。让我分享一下我在这段时间从其他人那里收到的反馈、评论和补充想法。
尊重时间，尊重他人
每个人都很忙。尤其是在开放式组织中，人们可能需要频繁开会。尊重他人的方式之一是尊重他们的时间。这意味着准时参加会议，也准时结束会议，因为与会者在本次会议之后可能还有其他安排。
您可以考虑围绕这一原则建立问责制系统。例如，在以前的工作场所，我们的团队尝试对迟到者处以罚款。如果会议时间的总浪费量超过特定金额，违规者必须在下次会议上带蛋糕。假设会议有八个人参加，浪费时间的上限是20分钟。如果其他七名与会者准时到达，而您迟到了五分钟，那么在这种情况下您浪费的总时间等于五分钟乘以七个人，总共浪费了35分钟。因此，您必须在下次会议上带蛋糕。
这种做法的另一个例子来自 Kanbanize 博客，该博客解释了您可以如何对迟到者收取 1 美元的罚款，然后这些罚款可以用于慈善事业或捐赠给公司活动。
但是，我不喜欢惩罚；我认为无论是否有负面后果，您都应该尊重您的同事和公司的时间。对我来说，施加惩罚表明缺乏信任，这样做还会引入人们开始玩弄系统的风险。假设您开会迟到了。那么，是更想干脆跳过会议，还是迟到露面更诱人呢？
摘要和行动要点
您是否曾经在开完会后认为大家都在同一页面上，但随后在后来的讨论中意识到其他人对所说或所决定的内容有完全不同的理解？
在会议结束时，快速总结会议，以确保每位参与者都有相同的看法（但要注意不要陷入无休止的重复循环！）。如果会议产生了行动要点，那么也要确保回顾这些要点。
为每个行动要点只指定一个人负责。共同责任通常是没有责任。这并不意味着分配到行动要点的人必须完成完成该行动要点所需的一切；这仅仅意味着此人全权负责确保行动要点的完成（确保任务完成并在稍后介绍状态和结果）。有些人认为所有行动要点都应该有一个截止日期，但我不太热衷于设置任意截止日期，除非确实存在某种固定的截止日期。我们应该学会完成事情，而无需虚构的截止日期。
会议结束后，花时间编写讨论摘要（或者，至少是小组做出的所有决定）。将摘要发送给所有受邀者（包括可能没有参加会议的人）和其他利益相关者。
为什么？
让我解释一下。
所有会议都是可选的
完全透明地了解会议议程或结果至关重要，尤其是在您的团队已决定所有会议都是可选的情况下。
在我的 上一篇文章 中，第一条 Jeff Mackanic 发表的评论是，他正在尝试使他团队的所有会议都成为可选会议。这种方法越来越受欢迎，或者至少我现在比过去更多地注意到它了。
简而言之，“可选会议”政策意味着没有人有义务参加任何会议，而是可以自由地将邀请传递给您认为会为会议增加价值的其他人。它与一些人称之为“两脚法则”的做法密切相关：如果您参加会议，但既没有学习也没有贡献，那么您就走开。
成功实施这种做法包括在会议之前发出议程（以便人们可以确定他们是否真的需要参加），并在会议之后分发笔记（以便人们可以了解他们可能错过了什么）。您的团队还需要决定，在多大程度上允许未参加会议的人对您在那里做出的决定有任何投入。
Jurgen Appelo 在 Twitter 上发了一条关于可选会议的推文，引发了一场良好的 讨论。对于 Appelo 来说，可选会议政策是否有效，归根结底取决于文化和对会议的态度，以及充分的会议计划和关于会议要讨论的主题的沟通。如果沟通不畅，人们可能就不会出现。如果会议中的沟通不畅，人们可能会离开。
尽管如此，我仍然很难理解您如何事先知道自己是否会在会议中增加价值。如果您决定不去，而会议组织者有一个想法，她或他本希望得到您的独特见解，该怎么办？还有硬币的另一面（Sam Knuth 在 之前解释过），您发现自己没有被邀请参加您认为自己应该参加的会议。也许协作文化和会议前的良好沟通也可以解决这个问题。
无论如何，您应该始终提前发出议程，以便人们可以做好准备，并评估他们是否应该或需要参加会议。然后，正如我之前提到的，发出会议摘要并突出显示小组做出的任何决定，以便能够获得更多反馈并传播每个人决定的知识。
最好的会议是不开会
更进一步的是一个正在兴起的运动，它以 #NoMeetings 标签团结在一起。总的来说，支持者喜欢跳过任何会议，直接走到您需要的人那里，并进行自发的对话，无论是在办公桌旁还是在房间里，并快速浏览问题。这种方式，论点是，您和/或您正在处理的任务不会因为等待其他人而耽搁太久。
但是，这种方法忽略的是您与每个人交谈所涉及的中断成本。它也忽略了这样一个事实，即您自己可能会花费更多时间向不同的利益相关者重复相同的信息。仅仅因为现在对您来说是方便的时间，但您要去交谈的人可能很忙或专注于一项任务，而您现在正在打断他。
您怎么知道您的任务比另一个人此刻正在处理的任务更重要？
然而，这种方法将必要的注意力集中在会议的目的上。您真的需要开会吗，还是可以通过另一种方式沟通来处理这项工作？会议会充满单向沟通吗？如果是这样，也许可以通过电子邮件或发布在内网上来分发信息。举行许多全体员工会议是为了确保每个人在同一时间收到相同的信息。但并非每个人总是能够出于各种潜在原因参加此类会议。许多会议工具都提供了录制会议的可能性，但在我的经验中，此功能很少使用。这样，生病、休假或当天因任何其他原因缺席的人（见上文！）仍然能够收到与参加会议的人相同的信息。
尽管有 #NoMeetings 运动，但我仍然更喜欢召开预定的会议，这样我就可以在必要时围绕会议计划我的工作。如果我知道我会在 10:00 因会议被打断，我就不会在 9:50 开始做任何重大事情。但我或许可以在去开会之前处理这些电子邮件......
欢迎开会
会议在任何组织（甚至是开放式组织）中都有其地位。一次好的会议可以产生巨大的影响，并点燃使命感。
但是，大多数组织仍然可以改进其围绕会议的文化。减少会议的数量和时长可能会节省时间，但完全废除会议可能会对业务造成更大的损害。在会议内外更加透明，并以其他或新的方式进行更多协作，可以使每个人都感到更受包容，并在整体上产生更好的结果。
信任您的同事。让他们自己决定在哪里为协作活动做出贡献并增加最大的价值。但也要确保清楚地沟通您是否真的希望特定的人参加会议，并务必解释为什么您会有这种感觉。您会注意到，感到被信任和自主的人会感到更有力量，这将转移到他们所有的工作和他们正在取得的成果中。
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