2016 年，我写了一篇关于如何完美地进行 30 分钟会议的文章。从那时起，我继续传播关于缩短会议时间的好处的观点，并继续在 30 分钟或更短的时间内完成（大部分）我的会议。
在过去的两年里，围绕开放式会议方式的讨论愈发激烈。让我分享一下我在此期间从其他人那里收到的反馈、评论和补充想法。
尊重时间，尊重他人
每个人都很忙。尤其是在开放式组织中，人们可能需要频繁开会。尊重他人的方式之一是尊重他们的时间。这意味着准时参加会议，也准时结束会议，因为与会者在本次会议之后可能还有其他安排。
你可以考虑围绕这一原则建立一套问责制度。例如，在以前的工作场所，我们的团队尝试对迟到者进行处罚。如果会议浪费的总时间超过了规定的量，迟到者就必须在下次会议上带蛋糕。假设会议有 8 个人参加，浪费时间的上限是 20 分钟。如果其他 7 位与会者都准时到达，而你迟到了 5 分钟，那么在这种情况下你浪费的总时间就等于 5 分钟乘以 7 个人，总共浪费了 35 分钟。所以你必须在下次会议上带蛋糕。
关于这种做法的另一个例子来自 Kanbanize 博客，该博客解释了你如何对迟到者处以 1 美元的罚款，这笔钱可以用于慈善事业或捐赠给公司活动。
但是，我不喜欢惩罚；我认为无论是否有负面后果，你都应该尊重同事和公司的时间。对我来说，实施惩罚表明缺乏信任，这样做你还会引入人们开始玩弄制度的风险。假设你开会迟到了。那么，是更想干脆不参加会议，还是迟到也要参加？
总结和行动要点
你是否曾经在离开会议时认为大家都达成了共识，但在后来的讨论中，却意识到其他人对所说或所决定的事情有完全不同的理解？
在会议结束时，快速总结会议，以确保每位参与者都有相同的看法（但要注意不要陷入无休止的重复！）。如果会议产生了行动要点，那么也要确保回顾这些要点。
每个行动要点只安排一个人负责。共同责任通常意味着没有责任。这并不意味着被分配行动要点的人必须完成完成该要点所需的一切工作；这仅仅意味着此人全权负责确保行动要点的完成（确保任务完成并在稍后报告状态和结果）。有人认为所有行动要点都应该有一个截止日期，但我不太热衷于设定任意的截止日期，除非真的存在某种固定的截止日期。我们应该学会完成事情，而无需虚构的截止日期。
会议结束后，花时间写一份讨论摘要（或者，至少是小组做出的所有决定的摘要）。将摘要发送给所有受邀者（包括可能没有参加会议的人）和其他利益相关者。
为什么？
让我解释一下。
所有会议都是可选的
完全透明地公开会议过程或结果至关重要，尤其是当你的团队已决定所有会议都是可选的情况下。
在我的上一篇文章中，第一条 评论 来自 Jeff Mackanic，他正在尝试使其团队的所有会议都成为可选的。这种方法越来越受欢迎，或者至少我现在比过去更频繁地注意到它了。
简而言之，“可选会议”政策意味着任何人都没有义务参加任何会议，而是可以自由地将邀请传递给您认为可以为会议增加价值的其他人。它与一些人称之为“两步法则”的做法密切相关：如果你参加会议，但既没有学习也没有贡献，那么你就走开。
成功实施这种做法包括在会议之前发出议程（以便人们可以确定他们是否真的需要参加）以及在会议之后分发笔记（以便人们可以了解他们可能错过了什么）。你的团队还需要决定在多大程度上允许未参加会议的人对你在那里做出的决定提出意见。
Jurgen Appelo 在 Twitter 上发布关于可选会议的推文时，引发了一场良好的 讨论。对于 Appelo 来说，可选会议政策是否有效取决于文化和对会议的态度，以及充分的会议计划和关于会议要讨论的主题的沟通。如果沟通不畅，人们可能就不会出现。如果会议中的沟通不畅，人们可能会离开。
尽管如此，我仍然很难理解你如何提前知道你是否会在会议中增加价值。如果你决定不去，而会议组织者有一个想法，她或他本想听取你的独特见解呢？还有硬币的另一面（Sam Knuth 在 之前解释过），你会发现自己没有被邀请参加你认为应该参加的会议。也许协作文化和会议前的良好沟通也可以解决这个问题。
无论如何，你都应该始终提前发出议程，以便人们可以做好准备，并评估他们是否应该或需要参加会议。然后，正如我之前提到的，发出会议摘要并突出显示小组做出的任何决定，以便有可能获得更多反馈并传播每个人所做决定的知识。
最好的会议是不开会
更进一步的是一场日益壮大的运动，这场运动以 #NoMeetings 标签团结起来。总的来说，支持者喜欢跳过任何会议，直接走到你需要的人那里，进行自发的对话，无论是在办公桌旁还是在房间里，并快速解决问题或议题。这种方式，他们的论点是，你和/或你正在处理的任务不会因为等待其他人而耽搁太久。
但这种方法忽略了你与每个人交谈所涉及的打断成本。它也忽略了这样一个事实，即你自己可能会花费更多时间向不同的利益相关者重复相同的信息。仅仅因为现在对你来说是方便的时间，你要交谈的人可能很忙或正专注于一项任务，而你现在正在打断他们。
你怎么知道你的任务比对方此刻正在处理的任务更重要？
然而，这种方法将必要的注意力集中在会议的目的上。你真的需要开会吗，还是可以通过其他方式沟通来处理这项工作？这将是一场充满单向沟通的会议吗？如果是这样，也许可以通过电子邮件或发布在内网上来分发信息。举行许多全体员工会议是为了确保每个人在同一时间收到相同的消息或信息。但并非每个人总是能够参加此类会议，原因可能有很多。许多会议工具都提供了录制会议的可能性，但在我的经验中，此功能很少使用。这样，那些生病、度假或因任何其他原因那天缺席的人（见上文！）仍然能够收到与参加会议的人相同的信息。
尽管有 #NoMeetings 运动，但我仍然更喜欢举行预定的会议，这样如果需要，我可以围绕会议计划我的工作。如果我知道我会在 10:00 因为开会而被中断，我不会在 9:50 开始做一些重要的事情。但我或许可以在去开会之前处理这些电子邮件......
开放对待会议
会议在任何组织（甚至是开放式组织）中都有其地位。一次好的会议可以产生巨大的影响，并点燃目标感。
然而，大多数组织仍然可以改进其围绕会议的文化。减少会议的数量和时长可能会节省时间，但完全取消会议可能会对业务造成比带来的好处更大的损害。在会议内外更加透明，并在其他或新的方式上更具协作性，可以使每个人都感到更被包容，并在整体上产生更好的结果。
信任你的同事。让他们自己决定在哪里贡献，并为协作活动增加最大的价值。但也要确保清楚地沟通你是否真的希望特定的人参加会议，并务必解释为什么你有这种感觉。你会注意到，感到被信任和自主的人会感到更有力量，这将转移到他们所有的工作和他们正在取得的成果中。
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