2016 年，我写了一篇关于如何进行一次完美的 30 分钟会议的文章。从那时起，我一直在宣传短时会议的好处，并且（大部分）我的会议都控制在 30 分钟或更短的时间内。
在过去的两年里，围绕会议开放方法的讨论愈演愈烈。让我分享一下我从其他人那里收到的反馈、评论和额外的想法。
尊重时间，尊重他人
每个人都很忙。尤其是在开放式组织中，人们可能需要经常开会。尊重他人的方式之一就是尊重他们的时间。这意味着准时参加会议，并且按时结束会议，因为参与者可能在会议结束后还有其他安排。
你可以考虑围绕这一原则建立一个责任制系统。例如，在以前的工作场所，我们的团队尝试了一种迟到惩罚。如果浪费的会议时间总和超过指定量，违规者必须在下次会议上带蛋糕。假设会议有八个人参加，浪费时间的上限是 20 分钟。如果其他七个人都准时到达，而你迟到了五分钟，那么你浪费的总时间等于五分钟乘以七个人，总共浪费了 35 分钟。所以你必须在下次会议上带蛋糕。
另一个例子来自 Kanbanize 博客，它解释了你可以如何对迟到者处以 1 美元的罚款，然后用于慈善事业或捐赠给公司活动。
但是，我不喜欢惩罚；我认为无论是否有负面后果，你都应该尊重同事和公司的时间。对我来说，实施惩罚表明缺乏信任，这样做也会带来人们开始玩弄系统的风险。假设你开会迟到了。那么，完全跳过会议是否比迟到更有吸引力？
总结和行动要点
你是否曾经离开会议，认为大家都达成了一致，但在后来的讨论中，却意识到其他人对所说或所决定的事情有完全不同的理解？
在会议结束时，快速总结会议，以确保每个参与者都有相同的观点（但要注意不要陷入无休止的重复循环！）。如果会议产生了行动要点，那么也要确保回顾这些要点。
只让一个人负责每个行动要点。共同责任通常意味着没有责任。这并不意味着被分配到行动要点的人必须完成所有需要完成的任务；这仅意味着这个人全权负责确保行动要点的完成（确保任务完成并在以后展示状态和结果）。有些人认为所有行动要点都应该有一个截止日期，但我不太热衷于设置任意的截止日期，除非确实存在某种固定的截止日期。我们应该学会无需想象的截止日期也能完成事情。
会后，花时间编写讨论摘要（或者至少是小组做出的所有决定）。将摘要发送给所有被邀请者（包括那些可能没有参加会议的人）和其他利益相关者。
为什么？
让我解释一下。
所有会议都是可选的
完全透明地了解会议过程或结果至关重要，尤其是如果你的团队已经决定所有会议都是可选的。
我的 上一篇文章的第一个评论来自 Jeff Mackanic，他正在尝试让他的团队的所有会议都变为可选的。这种方法越来越受欢迎，或者至少我现在注意到它比过去更多了。
简而言之，“可选会议”政策意味着没有人有义务参加任何会议，而是可以自由地将邀请传递给你认为会为会议增加价值的人。它与一些人称之为“双脚定律”的做法相辅相成：如果你参加一个会议，你既没有学习也没有贡献，那么你就离开。
要成功地使用这种方法，需要在会议之前发出议程（以便人们可以确定他们是否真的需要参加），并在会议之后分发笔记（以便人们可以了解他们可能错过了什么）。你的团队还需要决定，它将在多大程度上允许未参加会议的人对你在那里做出的决定有任何投入。
Jurgen Appelo 在 Twitter 上发布关于可选会议的推文时，引发了一场良好的 讨论。对于 Appelo 来说，可选会议政策是否有效取决于文化和对会议的态度，以及充分的会议计划和关于会议上要讨论的主题的沟通。如果沟通不畅，人们可能不会出现。如果会议中的沟通不畅，人们可能会离开。
尽管如此，我仍然很难理解你如何提前知道你是否会在会议中增加价值。如果你决定不去，而会议组织者有一个想法，他或她希望得到你独特的投入呢？还有另一面（Sam Knuth 之前 解释过），你发现自己没有被邀请参加你认为你应该参加的会议。也许协作文化和会议前的良好沟通也可以解决这个问题。
无论如何，你都应该始终提前发出议程，以便人们可以准备并评估他们是否应该或需要参加会议。然后，正如我之前提到的，发出会议摘要并突出显示小组做出的任何决定，以便进行其他反馈并传播每个人决定的知识。
最好的会议是不开会
更进一步的是一个在 #NoMeetings 标签下团结起来的日益壮大的运动。一般来说，支持者喜欢跳过任何会议，直接走到你需要交谈的人那里，进行自发的对话，无论是在办公桌旁还是在房间里，并快速解决问题。这样，论点是，你和你正在从事的任务都不会被迫等待其他人太长时间。
但是，这种方法忽略了对你交谈的每个人造成的干扰成本。它还忽略了你可能会花费更多的时间向不同的利益相关者重复相同的信息。仅仅因为现在对你来说是一个方便的时间，你要去交谈的人可能很忙或专注于一项任务，而你现在正在打断他。
你怎么知道你的任务比其他人此刻正在从事的任务更重要？
然而，这种方法将必要的注意力集中在会议的目的上。你真的需要一个会议吗，或者你可以通过其他方式进行沟通来处理这项工作？这将是一个充满单向沟通的会议吗？如果是这样，也许可以通过电子邮件或发布在内联网上来分发信息。许多全体员工会议都是为了确保每个人同时收到相同的信息或消息。但并非每个人都能总是参加此类会议，原因有很多潜在的原因。许多会议工具都提供了录制会议的可能性，但根据我的经验，很少使用此功能。通过这种方式，生病、休假或当天因任何其他原因缺席的人（见上文！）仍然能够收到与参加会议的人相同的信息。
尽管有 #NoMeetings 运动，我仍然更喜欢举行预定的会议，以便我可以根据需要围绕它们计划我的工作。如果我知道我会在 10:00 因会议被打断，我不会在 9:50 开始做一些重要的事情。但我可能会在不得不去之前处理这些电子邮件...
开放会议
会议在任何组织中都有其位置，即使是在开放式组织中。一次好的会议可以产生巨大的影响并点燃目标感。
然而，大多数组织仍然可以改善其围绕会议的文化。减少会议的数量和时长可能会节省时间，但完全取消它们可能会对业务造成更大的损害。在会议内外更加透明，并以其他或新的方式进行更多协作，可以使每个人都感到更加融入并产生更好的整体效果。
信任你的同事。让他们自己决定在哪里做出贡献并为协作活动增加最大的价值。但也要确保清楚地沟通，如果你真的希望特定的人参加会议，并务必解释你为什么这样认为。你会注意到，一个感到被信任和自主的人会感到更有力量，这将转移到他们所有的工作和他们取得的成果中。
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