使用开源原则改进会议的六种方法

协作之路通常由美好的意愿铺就。我们都非常清楚，当召集会议时可能会发生这种情况。糟糕的会议会完全扰乱必要的工作，但好的会议会让团队感到精力充沛，甚至兴奋。

你无法控制你参加的每一次会议，但你可以改进你主持的会议。有人在思考如何做到这一点吗？让我们用谷歌搜索一下：如何举行有用的会议。

大约有 352,000,000 个结果——建议从 站立会议 到 “无顶”会议。（这里的“顶”指的是笔记本电脑的顶盖，但我敢打赌这引起了你的注意。）

有这么多建议，我们该从哪里开始呢？

从一个例子开始——你参加过的没有那么糟糕的会议。是什么让它有效？然后想想你讨厌的会议。是什么让它如此糟糕？以下是一些（常识性的）观察。

一切（总是）始于技术

许多办公室都有内部可用的电子邮件、项目管理、数据存储、社交媒体和信息共享技术。如果你没有这些工具，请申请。如果你无法获得它们，那么有很多在线信息共享服务——从免费且非常公开的，到昂贵且适度私密的。如果你无法承担外部解决方案的风险或成本，即使是一个小型、简单的电子邮件系统也可以让每个人保持联系。

不要把事情复杂化

为每项工作选择合适的工具。一个复杂的项目可能需要电子表格、一堆书面文档、视频、设计文件等等。 很容易想坚持使用一体化的项目管理解决方案，但你最好弄清楚哪些工具可以准确地满足你的需求，并花额外的时间找到更好的方法来管理它们。 一体化技术看起来可能不错，但如此复杂性的缺点是可能出现很多复杂的故障。

此外，项目的所有元素可能由不同的人创建，并存储在不同的位置。抵制复制事物的冲动——而是提供访问权限。 当你无法提供对原始文件的访问权限时，请让文件创建者轻松更新任何必要的副本。 在这种情况下，透明度可以节省工作。如果你的系统是透明的、管理良好的，并且每个人都有访问权限，那么你使用一个工具还是十个工具都无关紧要。

一个工具统管一切

良好的管理是关键。选择一个你可以协调所有工作工具和材料的地方。你可以称之为总部、主页或门户。使用博客、数字白板、wiki 或网站——无论哪种最适合你的团队。 这个透明的总部必须有一个一致的位置，方便任何人更新并与他人共享。

你的首要目标是什么？

知道你要寻找什么样的答案，可以为你和与会者指明方向。它让你知道你何时成功了。

确定首要目标不仅有助于确定你正在做什么，还有助于确定你使用哪些工具以及何时使用它们。 谈论这个问题的最好方法是通过例子。

我们的首要目标：协作

我们的首要任务是协作。我们召集会议是为了就公司标准达成共识——大多数标准都与写作和品牌有关。我们希望确保每个人都有平等的发言机会，不仅可以提出解决方案，还可以提出他们希望小组考虑的任何问题。

我们借用了一个在其他成功的协作会议中看到的工具——Etherpad。

Etherpad 是一个简单的多用户文本编辑器，具有基本的格式化工具、修订控制和文档内聊天功能。

我们使用 Etherpad 来提前共享、编辑和讨论会议议程。我们可以删除已完成或正在其他地方处理的议程项目，并添加任何新的建议。

在会议期间，我们使用议程作为我们的待办事项列表。任何参会者都可以添加或编辑，颜色编码可以轻松区分谁做了什么。当有工作分配出去时，会立即记录下来。议程和笔记会保留下来，因此我们可以回顾一下以提醒自己任何细节，或查找遗忘的任务。

当进行电话会议时，聊天选项尤其有用，但它们也确保任何人（即使是害羞和内向的人）都可以加入对话。问题可以被提出和回答，而不会打断发言者，或者可以排队等待稍后处理。

借助像 Etherpad 这样的工具，即使你没有参加会议，你也可以知道会议的进展方向。如果你错过了，也很容易赶上进度。

并非仅仅是工具本身使会议成功——但糟糕的工具可能会阻碍进展。Etherpad 是一个简单的解决方案，可以帮助我们与许多参与者高效地共享想法和组织任务。

无法访问 Etherpad？还有其他类似的工具，以及常用工具的组合，可以以相同的方式使用。例如，你可以使用 IRC 并链接到 Web 内容，只需稍加努力，即可获得类似的结果。

透明的做法

你可以自己召开会议。 但你真的想这样做吗？

在开会之前，收集信息。确定你希望获得哪些方面的帮助（你的首要目标），并广泛征求建议。 确定你的工具，并使用它们来收集想法，了解谁感兴趣，以及他们希望如何进行。 如果你要求人们出席，他们会填满座位。 如果你邀请他们参加，他们会接受，并再次回来——那么真正的工作可能会完成。

如果你让你的会议成为非强制性的，但没有人出现呢？ 那么会议不会解决你的问题，但至少你不再浪费大家的时间了。

积极参与的人更愿意采取行动。一个有兴趣、知识渊博的团队，带着一份具体的任务清单，可以有效地推进项目——无论有没有会议。 有时，你需要聚在一起交谈、产生想法和审查材料。

成功会议的技巧

如果你决定召开会议，请按以下方式进行：信息输入、会议期间记录、行动输出。

• 信息输入。 房间里的每个人都应该知道他们为什么在那里以及首要议题是什么。 尽快在任何人都可以访问的地方提供当前和先前的工作及材料。 不要出人意料！

每次会议都应该有一个开放的议程。制定待办事项清单或提出需要回答的问题。 也要提前分享。 小组可以解决容易回答的项目，并添加任何被忽略的主题。

• 会议期间记录。 （可能已修订的）议程是你的指南。保持议程可见，坚持议程，并在进行过程中做笔记。 勾选每个项目，并在创建任务时分配和记录任务。
• 行动输出。 任何议程上的最后一项都应该说明下一步是什么——截止日期、项目里程碑和其他检查点。 确定是否以及何时应该再次开会。 通过在整个会议期间积极更新笔记和材料，每个人离开时都会清楚地了解自己的任务、他人的职责，以及轻松查看（或共享）你收集的所有信息的方式。

透明度至关重要。使用正确的工具公开共享信息。避免将你的目标和交付成果锁定在电子表格和易于分叉的本地文档中。 如果你真的想召开会议，你可以做到。但要使会议有用，则需要付出真正的努力。 集体、透明、技术上健全的努力。