十七年前，我获得了我的第一个领导职位，并开始负责大约十名直接下属。上任两周后，我的老板请我喝咖啡，聊聊工作进展情况。
“我没有从你这里得到我需要的，”她说。
这句话没有歧义，没有回旋余地，也没有解释的空间。她让这句话在空气中停留了一会儿。当我表示认同后，她接着用直接的例子说明了她需要什么以及她看到了什么。
我现在意识到那是我职业生涯中的第一次真正的指导会议。
通常，管理者会因为担心严厉的反馈会给员工带来负面影响而选择不说。然而，现实情况是，未能与员工进行艰难的对话实际上是在损害他们。人们应该知道自己的处境。他们应该有机会改进。他们应该有机会解决对其绩效的看法。
另一种选择是避免暂时的压力（主要是你的压力），让某人在职业生涯中漂浮，而没有意识到可能阻碍他们发展的因素。这些因素最终会通过错失的机会、停滞不前的薪资或看似意外或不公平的反馈来追上他们。
在开放型组织中，我的经理曾经给我的那种诚实、清晰和直接的反馈应该是常态。如果这些组织中的人们希望保持高度的适应性，他们需要这种反馈。
但是，对于任何管理者来说，传递这种反馈可能是一件可怕的事情。那么，你该如何开始呢？
我将分享一种对我来说非常有效的方法。它由三个简单易记的步骤组成
- 准备
- 保持信息一致
- 跟进
1. 准备
请记住，指导会议是对帮助你的员工成功和成长的投资。花一点时间准备你的反馈有助于你明确你想传达的信息，使会议保持在正轨上，并（希望）降低你的压力水平。
在准备时，请记住以下优先事项
- 专注于特定的行为
- 提供最近和具体的例子
- 说明这种行为是如何导致不良结果的
- 概述你的期望
如果你没有最近的例子，那么也许你已经把这次谈话推迟太久了。在这种情况下，我建议你不要进行这次谈话。未能解决三个月前发生的事情是你的失误，而不是别人的。如果这种行为在未来仍然是一个问题，那么你将有另一次机会在问题还新鲜的时候解决它。
如果你是反馈新手，花一些时间排练一下谈话可能会如何进行。你可以在镜子前、在车里、遛狗时、在脑海中默默地进行——无论哪种技巧对你有效。但要熟悉内容。不要让你的话显得像是在照本宣科，但要达到不需要看笔记也能抓住要点的程度。
现在是开会的时候了。联系对方，让他们知道你想谈谈，并立即与他们会面。尽量避免安排看起来很突然或围绕模糊主题的会议；那会给你们双方都带来额外的压力。
现在会议已经开始，保持信息一致。
2. 保持信息一致
自然地，你会发现传递严厉的反馈是令人畏惧的。大多数员工惊讶地发现他们没有达到期望，所以你可以预料到最初的紧张、失望和沮丧。在紧张的气氛中——以及在看到有人挣扎时——你的本能反应很可能是安慰他们。
不要。
他们需要感受到你的反馈的影响。此时你可能犯的最大错误是偏离主题，淡化问题的严重性，或者加入一些积极的反馈，让你们都感觉好一些。这样做只会混淆信息，并可能延缓某人在解决问题上的进展。与其偏离主题，不如让沉默稍微持续一段时间，如果需要的话。这可能会让人感到尴尬，但你们都会挺过去的。
记住你期望从这次谈话中获得的结果：清晰的理解、对问题的共识以及你的下属承认自己有责任解决这个问题。还要记住，这次谈话不是辩论。在最初的紧张气氛中，你的下属可能会采取攻势，试图反驳你的反馈或为其辩解。你知道这是一个真正的问题，所以要坚定并制止辩论。
保持会议简短——只需足够的时间来清晰地传达信息、处理示例并重申期望。有时，你的下属会立即接受并希望深入探讨解决缺点的方案。如果你能使会议成为富有成效的工作会议，那就去做吧。但更多时候，你需要给对方一些时间来真正消化你所说的话。你将进行跟进（见下文），所以不用担心。你可以花更多时间帮助他们。
最后，你们双方都要承诺致力于并支持这些改变。然后让你的下属知道你将通过电子邮件跟进，供他们参考。
3. 跟进
你挺过来了！好消息：最困难的部分可能已经结束了。下次你面对这种情况时应该会更容易。但工作才刚刚开始。
我将这最后阶段的工作，即跟进，分为三个阶段
- 立即
- 短期
- 长期
立即
立即——就像你回到办公桌时一样——在电子邮件中总结要点并发送给对方。如有必要，你可以在会议之前起草这份笔记，并根据你的实际谈话进行修改。保持简短和直接。使用项目符号。加入诸如“正如我们讨论的那样”之类的短语，以明确你们一起进行了谈话。重申他们对问题的承认。最后声明你支持他们的意愿。
然后只发送给他们。抄送给其他没有参与谈话的人会不必要地加剧其严重性。如果你认为你的经理或人力资源部门需要了解这次谈话，请单独转发给他们。这为你们双方提供了一份谈话记录，在未来你们共同努力解决相关行为时可以参考。如果将来你需要采取更严肃的行动，它也可以作为指导的“证据”。在你的指导过程中，无论对于积极的还是具有挑战性的反馈，都要养成这种习惯。
短期
务必在第二天与对方联系，并重申你的同情心：“我知道这是一个严厉的反馈。你感觉怎么样？”这次谈话不应该像上次那样紧张，因为惊讶和防御心理应该已经消失了。保持联系对于建立继续指导他们所需的信任至关重要。请记住，这仍然不是一个溺爱的环节。
现在是真正展示你对指导承诺的时候了。留意类似情况的出现，并观察对方如何应对。你比以往任何时候都更需要及时提供反馈，以便你加强积极的行为，并找出他们未达到期望的具体情况。
上面的建议简短而直接——但它是持续的，并且会持续数周。因此，要勤奋并坚持下去。记住：你致力于帮助，并且你已经引起了对方的注意。现在是利用你所做的投资的时候了。
长期
当你观察到你的下属持续表现出令人满意的行为时，就没有太多事情要做了。只需留意失误，并快速提供反馈，以防止他们回到以前的习惯。
为什么没有中期？改进行为的时间表需要是切实可行的。不要拖延数月。如果你提供了指导、传达了清晰的信息并提供了例子，那么你应该期望很快看到改进，或者准备采取更强有力的行动。
经验告诉我，如果给予机会，大多数人都会努力达到期望。对于少数不这样做的人，未来的道路上应该不会有意外。
就我而言：我尽了自己的本分，并根据经理的反馈采取了行动，反思了这些例子并改变了我的方法。然后，又过了几周，她再次请我喝咖啡。这一次，她面带微笑地说：“继续保持你现在的做法。”
那 10 分钟的指导影响了我的职业生涯以及我对开放型领导力的理解。我愿意相信我本可以自己弄清楚，但那会困难得多。
你是否欠任何人一杯咖啡和一次坦诚的对话？
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