几周前，我读到 Jim Whitehurst 在时代周刊文章25 个让你更成功的日常习惯中呼吁禁止一小时会议。Jim 建议将 30 分钟作为默认会议时长。
去年夏天，我亲自做了这个改变，当时我看到我的日历上排满了比我可能参加的会议还要多的会议。我主持（并受邀参加）许多会议，其中大多数会议都预订为一个小时（或更长时间）。所以我开始观察我可以做些什么来缓解我繁忙的日程。
我立即注意到，没有人计划少于整整一小时的会议。最重要的是，这些会议包括很多人，我反思了是否每个在场的人真的需要参加（但那是另一个故事）。第三个见解是：会议通常会持续预订的整个时间，无论如何。这是帕金森定律的一个变体：会议会扩展以填满可用的/计划的时间。
所以我开始尝试将自己的会议控制在 30 分钟或更短的时间内。但是，强大的文化规范通常会支配会议，其中一个规范是默认的一小时时长，人们“以防万一”而预订。我还注意到另一个奇怪的趋势：人们准时到达会议，然后立即离开房间去喝咖啡。当他们回来时，再加上大约五到十分钟的会前闲聊，您已经没有足够的时间来处理会议的整个议程。
但是，在推动 30 分钟会议几个月后，我已经开始相信它们确实可以实现。以下是一些关于重新掌控您宝贵时间的建议。
准备好您的技术设备
如果您是会议的主持人，请确保您需要的技术在会议开始前正常工作。如果您直到最后一刻才获得会议室的使用权，或者如果您的上一次会议在另一次会议开始时才结束，这可能会很困难。但是，太多的会议一开始就花了另外五到十分钟的时间来折腾投影仪和音频/视频会议设备。
精简来宾名单
参与者越少，运行简短的会议就越容易。与八个人在房间里相比，两到三个人的会议更容易保持专注和准时。更多的人可能意味着更多的智慧和知识，但也意味着如果每个人都发言，每次讨论可能会花费更长的时间。
任命一位裁判
我们都经历过：永无止境的会议。就在您认为会议将要结束时，有人重复了已经说过的话，同样的讨论又重新开始，陷入循环。我建议任命某人来帮助会议保持在轨道上，这个人有勇气阻止另一轮玩笑，除非会出现一些新的、有趣的见解。
人们害怕在短时间后结束会议。他们会想，“我们错过了什么？我们真的充分讨论了这个话题，以便能够做出正确的决定吗？”我的建议是实际结束会议，如果您或其他参与者稍后感到需要进行额外的讨论，那么就为此安排一次新的 30 分钟会议。
对于某些性格和主题，进行几次简短的会议实际上比一次长时间的会议更好。这样，您可以自行处理讨论——并且可能会产生新的见解或问题，以便在下一次会议中提出，或者接受小组达成的结论，从而帮助您继续前进。
保持简单
当然，简短的议程比冗长的议程更容易完成。始终监控摆脱议程的愿望；记下那些似乎耗尽会议时间或精力的话题，并在其他时间将它们分解为新的会议。为了帮助保持会议简短，我建议举行站立式会议（不允许椅子！）。不过，在我的工作场所，这可能很困难；所有会议室都有椅子，如果椅子可用，人们往往会坐下（或懒散地坐着）。
跳过演示文稿
如果可能，请在会议之前分发信息，并要求每个人提前阅读和处理这些材料。这使得会议是关于讨论而不是演示文稿。我甚至见过人们事先录制演示文稿，然后在参与者到达之前将演示文稿分发给他们（而不是简单地发送幻灯片或其他文档）。我还没有尝试过，但从我读到的内容来看，这似乎是我会做的事情。
记住您为什么在那里
会议的目的也会影响其时间限制。例如，在看板前举行的每周状态报告会议比包括演示文稿的月度会议更容易在 15-30 分钟内完成。事实上，许多敏捷方法建议每日站立会议持续时间不超过 15 分钟（但您可能会发现，与每月一次的一小时会议相比，每周 15 分钟的会议更难预订人员）。
我在这里讨论的大部分内容都与常见的会议习惯、规则、习俗和行为有关——但这正是我试图帮助您揭示和改变的。运行更短的会议很难。习惯于一小时会议的人们最初可能会觉得 30 分钟的会议有压力。但是，随着越来越多的人注意到更短会议的好处，它们将变得更容易。改变一种文化总是很困难的，您不会在一夜之间做到这一点。但请坚持下去，开始重新掌控您一天中的时间——一次一个会议。
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