几周前，我读到了吉姆·怀特赫斯特在《时代》杂志文章《禁止一小时会议》中呼吁25 个让你更成功的日常习惯。吉姆建议将 30 分钟作为默认会议时长。
去年夏天，我亲身实践了这个改变，当时我看到我的日历上排满了会议，多到我根本无法参加。我主持（并受邀参加）许多会议，其中大多数会议都预订了一个小时（或更长时间）。所以我开始观察我可以做些什么来缓解我繁忙的日程。
我立即注意到，没有人计划少于整整一小时的会议。最重要的是，这些会议包括很多人，我反思了是否每个在场的人真的都需要参加（但那是另一个故事）。第三个发现是：会议通常会持续整个预订时间，无论如何。这是帕金森定律的一种变体：会议会扩展到填满可用的/计划的时间。
所以我开始尝试在 30 分钟或更短时间内主持我自己的会议。但是，强大的文化规范通常支配着会议，其中一个规范是默认的一小时时长，人们“以防万一”会预订这个时长。我还注意到另一个奇怪的倾向：人们准时到达会议，然后立即离开房间去喝咖啡。当他们回来时，再加上大约五到十分钟的业务前闲聊，你已经没有足够的时间来处理会议的整个议程了。
然而，在推动 30 分钟会议几个月后，我开始相信它们确实可以实现。以下是一些建议，可以帮助您节省一些宝贵的时间。
准备好你的技术设备
如果您是会议主持人，请确保您需要的技术设备在会议开始前正常工作。如果您直到最后一刻才能进入会议室，或者如果您的上一个会议在另一个会议开始时才结束，这可能很难。但是，太多会议一开始就花了五到十分钟的时间来折腾投影仪和音频/视频会议设备。
精简参会者名单
参与者越少，越容易召开短会。两人或三人的会议比八人在场的会议更容易保持专注和准时。更多的人可能意味着更多的头脑和知识，但这也意味着如果每个人都发言，每次讨论都可能花费更长的时间。
任命一名裁判
我们都经历过：永无止境的会议。就在你以为会议要结束的时候，有人重复了一些已经说过的话，同样的讨论又重新开始，陷入循环。我建议任命某人来帮助会议保持在正轨上，这个人有勇气阻止另一轮闲聊，除非会有一些新的、有趣的见解出现。
人们害怕在短时间内结束会议。他们认为，“我们错过了什么？我们真的对这个话题进行了充分的讨论，以便能够做出正确的决定吗？”我的建议是实际结束会议，如果您或其他参与者后来觉得需要进一步讨论，那么就为此安排一次新的 30 分钟会议。
对于某些性格和主题，进行多次短会实际上比一次长会更好。这样，您可以自行处理讨论内容——并且可能会产生新的见解或问题，以便在下次会议中提出，或者接受小组达成的结论，帮助您继续前进。
保持简单
简短的议程当然比冗长的议程更容易完成。始终注意摆脱议程的愿望；记下似乎耗尽会议时间或精力的话题，并在另一个时间将它们分解成新的会议。为了帮助缩短会议时间，我建议举行站立式会议（不允许使用椅子！）。但在我的工作场所，这可能很困难；所有会议室都有椅子，如果椅子可用，人们倾向于坐下（或懒散地坐着）。
跳过演示
如果可能，在会议之前分发信息，并要求每个人提前阅读和处理这些材料。这使得会议成为关于讨论而不是演示。我甚至看到有人提前录制演示文稿，然后在参与者到达之前将演示文稿分发给他们（而不是简单地发送幻灯片或其他文档）。我还没有尝试过这种方法，但从我读到的内容来看，这似乎是我会尝试的方法。
记住你为什么在那里
会议的目的也会影响其时间限制。例如，在 看板前举行的每周状态报告会议比包含演示文稿的月度会议更容易在 15-30 分钟内完成。事实上，许多敏捷方法建议每日站立会议持续时间不超过 15 分钟（但您可能会发现每周预订 15 分钟的会议比每月预订一次一小时的会议更难）。
我在这里讨论的大部分内容都与常见的会议习惯、规则、习俗和行为有关——但这正是我试图帮助您揭露和改变的。召开更短的会议很难。习惯于一小时会议的人们最初可能会觉得 30 分钟的会议压力很大。但是，随着越来越多的人注意到更短会议的好处，它们将变得更容易。改变文化总是很困难的，您不会在一夜之间做到这一点。但请坚持下去，开始每天节省时间——一次一个会议。
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