利用社区的力量，驾驭有组织的混乱

在本文中，我想与您分享非正式会议的力量——因为我相信这是一种任何人都可以用来产生创新想法、利用参与的力量和加强社区联系的技术。我开发了一个 90 分钟的会议，模拟非正式会议的效果，您可以使用它来激发一小群人的参与，并挖掘他们围绕您选择的主题的想法。

“非正式会议”是一种组织松散的活动形式，专门旨在最大限度地促进具有共同目标的群体中思想的交流和知识的共享。虽然非正式会议的结构是计划好的，但分组会议的内容和思想交流则不是。参与者通过投票选出他们希望体验的内容来计划和执行非正式会议。

对于大型活动，一些组织者允许在活动前提交会议主题。这对于不熟悉非正式会议形式的人很有帮助，他们可能不了解他们可以在活动中体验到什么。但是，大多数组织者都有规定，参与者必须在场才能推介和主持会议。

BarCamp 是比较受欢迎的非正式会议之一。非正式会议汇集了对广泛主题和技术感兴趣的人们。与任何非正式会议一样，每个与会者都有机会分享、教学和参与。其他受欢迎的非正式会议包括 EduCamp（专注于教育）和 CityCamp（专注于政府和公民技术）。

正如您在进行此练习时将发现的那样，非正式会议形式的成功取决于参与者以及他们想要分享的想法。让我们来看看促进非正式会议练习所需的步骤。

所需材料

为了促进此练习，您将需要

• 可容纳 15-20 人的房间
• 小组使用的桌椅
• 能够分成两到三个小组
• 马克笔和笔
• “点”贴纸（可选）
• 白纸或较大的便利贴
• 计时器（闹钟可选）
• 可移动白板（可选）
• 参与者预先定义的主题
• 主持人

主持步骤

步骤 1. 在主持练习之前，主持人应预先选择一个主题，参与者应围绕该主题产生想法并向小组推介。它可以是业务挑战、客户问题、提高生产力的方法，或者您希望为您的组织解决的问题。

步骤 2. 向每位参与者分发纸或便利贴以及马克笔/笔。

步骤 3. 介绍将成为非正式会议练习重点的主题，并要求参与者开始思考他们的推介。解释过程、预期结果以及练习的以下时间表

• 10 分钟：解释过程和推介准备
• 20 分钟：每位参与者进行 1 分钟的推介
• 10 分钟：投票
• 10 分钟：休息/计票
• 5 分钟：介绍最佳选择和分组会议
• 25 分钟：分组协作
• 10 分钟：汇报

步骤 4. 要求参与者首先根据主题准备一个 30-60 秒的推介。这是他们想要与小组分享的想法，以便在分组会议中进行潜在的探索。参与者应撰写标题、简短描述，并将他们的姓名添加到您分发的纸上。专业提示：在底部留出投票空间。

推介表的一个示例格式可能如下所示

步骤 5. 开始推介过程，并为每位参与者计时 60 秒。指示每位参与者分享他们的姓名、标题，并简要描述他们的想法（这就是“推介”）。如果参与者开始超时，请通过开始鼓掌来友好地阻止他们，其他人也会效仿。或者，您可以使用计时器上的闹钟。当每位参与者完成推介后，小组应鼓掌以鼓励其他人并增强其他推介的信心。

步骤 6. 在每次推介结束后，主持人应将推介表放在桌子上、用胶带贴在墙上，或将其张贴在可移动的白板上，以便参与者在休息前对其进行投票（第二个专业提示：如果您将推介表贴在墙上，请勿使用记号笔投票。已警告过您）。为步骤 5 和 6 预留至少 20 分钟。

步骤 7. 在推介结束后，给所有参与者三票，以选择他们最感兴趣讨论或进一步探索的主题。让他们在推介表上使用勾号用马克笔或笔进行投票。或者，您可以使用圆形贴纸进行“点”投票。选票可以分散或堆叠在首选主题上。为此步骤预留最多 10 分钟。

步骤 8. 在参与者休息时，主持人应清点每张推介表上的选票，并确定前两到三个想法。我喜欢清点每张推介表上的选票，并在纸上的圆圈中写下数字。这有助于我直观地看到哪些推介最受欢迎。这将花费大约 10 分钟。

步骤 9. 休息后，介绍这些最佳想法，并要求这些想法的提出者根据他们的推介主持分组会议。对于大型非正式会议活动，需要组织更多的会议，涉及多个房间和多个时间段。此练习大大简化了此步骤。

步骤 10. 将参与者分成两到三个分组会议。要求参与者自行选择他们最感兴趣的分组会议。最好是小组人数均衡。

步骤 11. 要求推介者主持他们的分组会议，目标是为他们推介的想法提出解决方案的原型。根据我的经验，事情一开始会很慢，然后就很难停止协作。为此步骤预留最多 20 分钟。

步骤 12. 当您接近分组会议结束时，要求参与者准备他们的主要收获，以便进行小组汇报。给小组五分钟，然后两分钟的警告，以准备他们的主要收获。

步骤 13. 要求每个分组小组指定一位发言人。

步骤 14. 每个分组小组的发言人应向全体小组介绍他们的主要收获以及他们原型的摘要。在小组之间平均分配时间。可以接受其他小组提出几个问题。这应该持续约 10 分钟。

步骤 15. 主持人应总结会议，鼓励采取进一步行动，并结束练习。

反思

我之前曾与大约二十名初中生和高中生一起进行过此练习，其唯一目的是向他们介绍非正式会议的概念。事实上，在过去的三年里，我有幸接待了一群聪明的年轻人参加 Raleigh Digital Connector Program。我在 Red Hat 接待他们，带他们快速参观我们的办公空间，然后引导他们完成此非正式会议练习，以帮助他们为一年一度的公民科技活动 CityCamp NC 做准备，该活动汇集了公民、政府变革推动者和企业，共同开放创新并改善北卡罗来纳州社区。

总结一下一般的练习，主持人的工作是保持事情按时进行并顺利完成整个过程。参与者的工作是到场、分享想法并在其他想法的基础上进行构建。在这个较小的环境中，让每个人都进行推介很重要，因为您希望每个人都分享一个想法。根据我的经验，您永远不知道会得到什么，而且我总是对那些被投票选出的想法感到惊喜。

在大型活动中，主持人应推动参与者在会议结束时取得某种成果或下一步行动。让人们聚在一起讨论想法或分享知识固然很好，但最有价值的会议是让参与者在活动结束后有所期待。

我经常将非正式会议称为有组织的混乱。一旦新手经历了整个过程，我有很多参与者表示非常高兴，因为他们从未体验过这种程度的协作和知识共享。另一方面，我经常遇到一些参与者，他们在一切结束后才希望自己能进行推介或分享一个与他们息息相关的主题。不要成为那样的人。如果您发现自己参加了非正式会议，我鼓励您进行推介。准备好参与、立即投入并享受体验。

随着您获得更多经验，您可以将此非正式会议练习转变为为您的组织举办全面的非正式会议活动。结果应该是惊人的。

本文是开放组织工作手册项目的一部分。