电影海报如何激发我们开源团队的参与度

使用设计思维,在如何与利益相关者讨论和分享潜在项目时发挥创意,同时仍然捕捉所有关键信息。
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Teamwork starts with communication

图片来源:Mapbox Uncharted ERG, CC-BY 3.0 US

在过去的几年里,设计思维一直为增强团队内部的问题解决能力、确保学习目标得以实现以及提高团队参与度提供了一种方法。在我们之前的文章中,我们讨论了流程的问题。在本文中,我们将描述我们如何使工作更具吸引力。

参与度的问题

在我们的规划中,我们达到了可以清楚地表达我们团队可以承担的即将到来的工作的信息的程度。我们征求了代表不同观点的各个利益相关者的反馈,但我们无法彼此正确地讨论这项工作。这完全是单向的信息交流,向一群人进行演示和幻灯片演讲,而不是一群人进行交流。更糟糕的是,传达信息需要数小时。

整个场景感觉很勉强,而且缺乏个性。谁会想参与我们项目的任何方面,更不用说享受了?这只是众多会议中的又一次会议,在会议期间,大多数人可能都在做其他事情,同时被告知。

必须做出改变,因此我们转向设计思维,以激发一些关于如何改进流程的想法。

设计思维和敏捷实践经常将自己宣传为出色的团队和关系建设概念。它们可以是,但作为一个团队,我们专注于敏捷的机制,最终形成了僵硬、正式的活动,这些活动当然完成了工作,但也限制了创造力和自然对话的机会。在两个季度计划周期按照我们版本的“敏捷法律条文”运作后,我们知道存在问题,并且我们想解决它。我们接下来的挑战是找到合适的“契合点”。

我们首先审视了我们自己的季度计划电话会议。我们问自己,这真的是我们能为季度计划活动的与会者提供的最佳体验吗?这些电话会议依赖于所有参与方的参与和投入,才能真正使它们成为指导决策的宝贵工具。首先,我们想在不必大幅改变我们的做事方式或用关于我们新方法的解释淹没人们的情况下实现这一目标。我们决定通过将最终用户(我们电话会议的与会者)的需求放在首位,从设计思维的角度进行审视。我们问自己:如果我们处在他们的位置,我们会从这些电话会议中感到我们参与了决策,或者甚至我们喜欢参加这些会议吗?简而言之,答案是否定的,我们不相信我们会。

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现在是时候向我们的与会者询问一些关于他们对会议的交付方式以及他们从中获得的价值的反馈了。正如您提出类似问题时经常发生的情况一样,我们并非总是获得大量反馈,或者我们获得的反馈很模糊。因此,我们决定对我们的计划电话会议进行小的增量更改,以提高参与度并促成有意义的讨论。然后,我们将收集关于这些调整的反馈,并随着我们的进展评估我们的与会者对更大规模更改的兴趣。

增量变更

首先,我们决定改变我们向利益相关者展示每个项目资源限制的方式,通过提醒他们这些项目都需要真人,而不仅仅是数字。现在我们真的保持了简单。事实上,我们所做的只是添加了一些火柴人(当然是跳舞的),代表每个团队成员,以便计划电话会议上的人们可以清楚地看到每个项目需要多少人。这立即引起了轰动。

我们的利益相关者很快欣赏到了一些不同的东西,这在参与者之间产生了友好、轻松的对话。人们试图猜测哪个火柴人看起来像团队中的谁(剧透:他们都一样)。在看到如此简单的事情可以立即引发对话,甚至为我们的电话会议增添一些乐趣之后,我们知道我们走对了路。是时候做出一些真正的改变了。

一张图片胜过千言万语,而此时我们使用的只是一些火柴人。但是,您可以看到,进行一些小的、简单的更改如何产生积极的影响。

Image of a spreadsheet

(Leigh Griffin,CC BY-SA 4.0)

您拿出一个功能齐全但也有点乏味的电子表格,添加一点颜色、图形和少量真实的人类语言,最终您会得到那种在人们的日历中脱颖而出的会议。这次会议有点特别。这次会议有点内容。就像最新的热门电影一样,它让人们议论纷纷,这次会议确保它能让您全神贯注,并让您期待在续集中会发生什么!

Image of enhanced spreadsheet

(Leigh Griffin,CC BY-SA 4.0)

电影海报

因此,火柴人奏效了,简单的语言奏效了,视觉效果奏效了。我们如何在此基础上构建更好的体验?答案比我们预期的更近在咫尺。我们团队的一名成员在使用来自开放实践库这个出色资源的技巧和实践方面取得了一些成功。我们在我们的第一篇文章中提到了这个免费的、社区构建的在线资源。正是在这里,我们找到了新闻标题的概念,也称为封面故事,其中一个项目被分解为关键点,并以报纸或杂志的风格编写。

在我们举行的许多集思广益会议之一中,我们审查了反馈,我们想到了使用电影海报作为我们的封面故事的想法。好吧,说实话,我们当时可能也在谈论奥斯卡金像奖,但这是一个灵光一闪的时刻,它立刻感觉对了。创造力开始涌现,我们开始为我们项目的电影海报进行创作,以便在下一个季度计划电话会议上“首映”。结果如何?乌玛·瑟曼在《杀死比尔 2》中捕捉到了您需要了解的关于升级两个应用程序的所有信息,这两个应用程序运行的服务基于通过连接到更大数据库的其他应用程序发送的状态消息,这对于排除中断和性能问题至关重要。显然!

Image of movie poster style covers

(Leigh Griffin,CC BY-SA 4.0)

这是一种在如何讨论和与我们的利益相关者分享我们的潜在项目时发挥创意的方式,同时仍然捕捉所有关键信息。他们仍然获得了关于他们需要做的工作的详细信息,以便他们可以形成意见并就哪些工作最有价值以及哪些工作值得他们的时间和资源做出决定。但是,我们希望我们的团队拥有自己的封面故事版本,这可能会与我们团队中的人产生更多共鸣。

在我们的下一篇文章中,我们将讨论我们一路学到的所有经验教训。

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经验丰富的项目和项目经理,在信息技术和服务行业拥有超过 20 年的工作经验。
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红帽社区平台工程团队的产品负责人,来自爱尔兰沃特福德,在业余时间,我是一名退役的场地障碍赛骑手,但现在是全职的“马夫”,为我追随我蹄印的儿子服务 - 啊,是脚印!
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Leigh 是一位工程经理,热衷于流程改进和研究解决问题的新方法。他是一位获得 ICF 认证的教练,并在红帽内部领导了多次敏捷转型。

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