许多组织的企业文化鼓励团队会议，因为会议可以是员工群体协作和共同创新的宝贵时间。然而，会议常常效率低下、重复且浪费员工本可以用于工作的宝贵时间。Korn Ferry 的一项调查显示，67% 的员工声称，他们花费在会议上的时间过多，对工作绩效产生了负面影响。对于有兴趣实现增长和提高效率的现代公司而言，这个数字太高了。
由于包括开源社区在内的所有类型的组织都依赖有效的会议和沟通标准来完成工作，因此许多组织都试图营造更有效的会议环境。例如，有些组织每周会划出一段时间<0xC2><0xA0>不允许开会，以便公司能够进入心流状态。虽然这在当时有所帮助，但一周的剩余时间可能会因效率低下的会议而浪费。
以下步骤可以帮助提高会议效率，并打造专注、高效的员工队伍。
会议前
1. 做好准备
太多会议以“我们为什么在这里？”这个问题开始。提高会议效率的一种方法是确保每位参与者在会议之前了解会议的目的。议程应包括开始和结束时间、将要讨论的主题以及组织者编写的简短描述，回答“为什么”这个问题。沟通这些事项的最简单方法是在邀请中分享会议议程，当然也要在会议开始前足够的时间分享，以便参与者可以在开始前熟悉文档。这使每个人都能够思考会议的目标、提前计划并做好准备，朝着该目标努力。
2. 这有必要吗？
为了防止不必要的会议，每个人都必须提前了解预期结果。如果组织者无法清楚地说明有意的目标和结果，则应取消或推迟会议，直到实现目标和结果为止。此外，还要考虑会议的结果和决策是否可以通过异步方式（通过聊天或电子邮件）完成。
批判性地思考会议的目的以及可以为该目标做出贡献的人员，有助于组织者和参与者在会议期间保持专注。正如 Krystal D'Costa 在《科学美国人》中写道，“由于旁观者没有扎根于项目或投入到结果中，他们经常会使会议脱轨。”如果您是与会者，但不了解会议的目的，请不要害怕询问组织者您是否需要参加。
3. 让远程人员保持参与
对于长时间的远程会议（超出基本更新电话会议），请使用视频会议以确保出勤率、责任感和参与度。完整的 93% 的沟通是非语言的，视频会议利用了这一事实来提高效率。此外，在电话会议期间很容易通过保持静音或尽可能少地参与，同时处理其他事情来解除参与。这种行为使效率低下的会议的循环持续下去。
视频会议提高了会议效率，因此将此协作方法用于远程会议将对未来决策的成功产生重大影响。对于分布在各地、试图回馈项目的志愿者组成的开源社区而言，召开高效的远程会议尤为重要。有几种开源视频会议工具。
会议期间
1. 鼓励正念
大多数人都在往返于会议（字面意义和比喻意义）之间奔波，这会导致注意力不集中。一种经过验证的实践，可以鼓励与会者重新参与并保持正念，是在每次会议开始时进行至少 90 秒的无技术设备静默。这将使每个人都能够切换思路，以便他们可以专注于当前的会议。这是一个在会议室的屏幕上显示会议议程和简报的好时机，以提醒所有人会议的目标和目的。
2. 从达成共识开始
在开始之前，请确认每个人都了解会议的目标以及他们来此的原因。您可以通过小组中的口头“是”或较大组中的非语言举手来做到这一点。如果对会议的目的有任何异议或困惑，一个题外话或参与者可能会使整个会议偏离轨道。这可能会导致稍后进行单独的对话，从而进一步使每个人都远离大局和最初的会议目标。
3. 注意时间限制
每次会议都应有明确的开始和结束时间。一旦会议达到（或更糟的是，超过）分配的时间，与会者将开始失去注意力，并开始考虑待办事项清单上的下一件事。通过提前五分钟结束会议，与会者将有时间以平静的心情反思他们的决定，这对于有目的地结束会议至关重要。
4. 确定行动项
在会议期间，请务必确定需要进行的任何后续工作，包括确定领导每个任务的人员（或者如果没有人自愿，则分配任务）。此外，在房间中指定某人来提供有关该任务的后续状态报告，以确保责任感。在会议结束前重申所有行动项，以就每个任务达成共识，并使人们对自己的任务承担有目的的责任。
会议结束后
1. 验证行动项和后续步骤
在会议结束时，应有人向所有与会者发送行动项以及负责人，以便每个人都知道自己的任务是什么。在会议和正式报告之间，像 Trello 及其开源替代方案这样的跟踪工具可以帮助每个人跟踪行动项的持续状态。
有些改变胜于没有改变
根据您的工作性质、与您会面的人员或会议中的人数，可能很难实施所有这些更改。即便如此，即使实施其中一些更改也可以显着提高效率。
当工作量过大且效率低下时，很想完全禁止会议，但这并不现实。相反，作为会议主持人或与会者，通过这些步骤来提高效率完全在您的掌控之中。
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