在前几年，这个年度系列涵盖了单个应用程序。 今年，除了帮助 2021 年的策略外，我们还将着眼于一体化解决方案。 欢迎来到 2021 年 21 天生产力系列活动的第 17 天。
好的，我们已经讨论了一些我们应该如何处理电子邮件的事情 - 停止将它视为即时通讯工具， 优先处理事情， 尝试达到 Inbox Zero，以及 有效地过滤它。 但是，我们 *不应该* 做什么？
你真幸运
1. 请不要自动回复*所有*邮件
在任何邮件列表中，总会有这样一个人。 他们去度假了，并设置了一个“我在度假”的自动回复消息。 但是，他们没有正确设置，因此它会用“我在度假”回复列表中的每封电子邮件，直到管理员将其静音或取消订阅。
我们都感受到了这种痛苦，我承认过去至少有一次，我就是那个人。
从我的错误中吸取教训，并确保您的自动回复或休假消息对它们将回复的对象和频率有限制。
这是一个真实的电子邮件
2. 请不要抄送给所有人及全世界
我们都至少做过一次。 我们需要向很多人发送电子邮件，所以我们只是抄送 (CC) *所有*人。 有时这是有道理的，但大多数时候不是。 当然，你邀请大家在庭院里吃生日蛋糕，或者你的远房表弟要结婚了，或者公司刚刚获得了一个大客户，这很好。 如果您有邮件列表，请使用邮件列表；如果您没有，请密件抄送 (BCC) 所有人。 认真地说，密件抄送是你的朋友。
3. 回复所有人不是你的朋友
这与前一项密切相关。 我不知道有多少次我看到有人向列表（或只是一大群人）发送了一条消息，而这条消息原本应该发给一个人。 我已经看到了以这种方式发送的相对良性的电子邮件，以及随之而来的纪律处分电子邮件。
说真的，除非你必须这样做，否则不要使用“回复所有人”按钮。 即使这样，也要确保你*真的*必须这样做。
一些电子邮件应用程序在这方面比其他应用程序管理得更好。 Kmail 是 KDE Kontact 的电子邮件组件，在 **回复** 工具栏按钮的子菜单中提供了几个不同的回复选项。 您可以选择仅回复 **发件人** 字段中的任何实体（通常是人，但有时是邮件列表），或回复作者（删除抄送或密件抄送中的任何人），仅回复邮件列表，或回复*所有人*（不要这样做）。 看到明确列出的选项确实可以帮助你了解谁将收到你即将发送的电子邮件的副本，这有时比你想象的更发人深省。 我发现自己将电子邮件的收件人更改为仅作者，而不是整个列表，因为意识到评论不一定能增加复杂讨论的最终目标。
（另外，如果你写了一封可能会让你惹上人力资源部或公司麻烦的电子邮件，请在点击“发送”之前考虑很长时间。）
希望这些是你已经*没有*在电子邮件中做的事情。 如果你认识的人是这样做的呢？ 随意与他们分享这个。
1 条评论