往年，这个年度系列文章涵盖了单个应用程序。 今年，除了 2021 年的帮助策略外，我们还将关注一体化解决方案。 欢迎来到 2021 年 21 天效率提升计划的第 2 天。
和我们许多人一样，我对电子邮件又爱又恨。 电子邮件是原始互联网、企业局域网和拨号 BBS 生态系统上最早的通信方式之一。 电子邮件过去是，现在仍然是电子通信的主要方式之一。 它用于商业通信、商业、通知、协作以及大量有用的事物。
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Mutt 电子邮件客户端， CC-By-NA 作者：Kevin Sonney
许多人对电子邮件的看法不正确。 电子邮件不是即时消息平台。 有时电子邮件看起来像是即时消息，因为一个人可以发送消息，几乎立即在世界的另一端显示出来，然后在几分钟内得到回复。 因此，我们可能会陷入一种心态，即我们需要始终保持电子邮件程序处于活动状态，并且一旦有新邮件进来，我们就需要立即查看并回复。
电子邮件的设计原则是，发件人发送消息，收件人在方便时回复。 是的，有高优先级和紧急电子邮件的标志，我们的电子邮件程序也有通知来告诉我们何时收到新邮件，但它们实际上并非旨在像今天这样给许多人造成压力。
这么多。 电子邮件。， CC-By-NA 作者：Kevin Sonney
人们普遍认为，一个人每受到一次干扰，就需要至少 15 分钟才能将注意力重新集中到被打断的任务上。 在工作场所（和家里！）让电子邮件成为这些干扰之一已经变得很普遍。 它不需要这样，也不是设计成这样的。 我采纳了一些规则来防止电子邮件成为妨碍我完成工作的干扰。
规则 1：电子邮件不是警报平台。 技术人员通常会将监控和警报平台配置为将所有通知发送到电子邮件。 在过去的 15 年里，我在几乎每个工作场所都遇到过这种情况，并且我花了最初的几个月来改变它。 有许多优秀的平台和服务可以管理警报。 电子邮件不是其中之一。
规则 2：不要期望在至少 24 小时内得到回复。 我们有多少人接到过电话，询问我们是否已收到电子邮件，并询问我们是否对此有任何疑问？ 我知道我有。 努力在工作场所或与您经常发送电子邮件的人员之间设定期望，即回复有时会很快，有时则不会。 如果事情确实非常紧急，他们应该使用其他沟通方式。
规则 3：每隔几个小时查看一次电子邮件，而不是持续不断地查看。 我承认这很困难，但它给我带来了最大的安心。 当我工作或试图专注于写作之类的事情时，我会关闭我的电子邮件程序（或浏览器标签页）并忽略它，直到我完成。 没有通知，没有 20 条新消息正在等待的指示，没有中断。 当我开始这样做时，我花了一些力气才克服了 FOMO（害怕错过），但随着时间的推移，这变得更容易了。 我发现，当我再次打开电子邮件时，我可以专注于它，而不必担心我可能或应该做些什么。
希望这三条规则能像帮助我一样帮助您。 在接下来的日子里，我将分享更多帮助我处理电子邮件的方法。
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