如何在待办事项列表中优先排序任务

在往年，这个年度系列涵盖了各个应用程序。今年，除了 2021 年的帮助策略外，我们还在研究一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天效率提升活动的第 4 天。在本文中，我将探讨一种在待办事项列表中优先排序任务的策略。要找到适合您日常工作的开源工具，请查看此列表。

将事情添加到任务或待办事项列表中很容易。真的太容易了。一旦列入列表，挑战就变成了弄清楚首先要做什么。我们是做列表顶部的事情吗？列表顶部的事情是最重要的吗？我们如何弄清楚最重要的事情是什么？

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待办事项。今天？明天？谁知道呢？ (Kevin Sonney，CC BY-SA 4.0)

就像电子邮件一样，我们可以根据几件事来优先排序任务，这让我们弄清楚什么需要先完成，什么可以等到以后再做。

我使用一种通常被称为艾森豪威尔矩阵的方法，因为它取自美国总统德怀特·D·艾森豪威尔的名言。画一个水平和垂直分割的框。将列标记为“紧急”和“不紧急”，将行标记为“重要”和“不重要”。

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艾森豪威尔矩阵。(Kevin Sonney，CC BY-SA 4.0)

您通常可以将待办事项列表中的所有事项放入其中一个框中。但是我们如何知道该把什么放在哪里呢？紧急性和重要性通常是主观的。因此，第一步是确定对您来说什么是重要的。我的家人（包括我的宠物）、我的工作和我的爱好都很重要。如果我的待办事项列表上的某件事与这三件事无关，我可以立即将其放入“不重要”行。

紧急性更直接一些。是今天或明天需要完成的事情吗？那么它很可能是“紧急”。它是否有临近的截止日期，但还有几天/几周/几个月的时间，或者也许它根本没有截止日期？当然是“不紧急”。

现在我们可以将这些框转换为优先级。“紧急/重要”是最高优先级（即优先级 1），需要首先完成。“不紧急/重要”排在第二位（优先级 2），然后是“紧急/不重要”（优先级 3），最后是“不紧急/不重要”（优先级 4 或根本没有优先级）。

请注意，“紧急/不重要”是第三位，而不是第二位。这是因为人们花大量时间在重要的事情上，因为它们是紧急的，而不是因为它们实际上很重要。当我查看这些时，我会问自己一些问题。这些任务是需要我专门完成的任务吗？这些任务是我可以请其他人完成的任务吗？它们对其他人来说是否重要和紧急？这会改变它们对我的重要性吗？也许它们需要重新分类，或者也许它们是我可以请其他人做并从我的列表中删除的事情。

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优先排序之后。(Kevin Sonney，CC BY-SA 4.0)

对于“不紧急/不重要”框中的项目，有一个简单的问题要问，那就是“这些甚至需要出现在我的列表中吗？” 老实说，我们经常用不紧急也不重要的事情堵塞我们的待办事项列表，我们可以将它们从列表中完全删除。我知道承认“这件事永远不会完成”很难，但是在我接受之后，将该项目从我的列表中删除并且不再担心它是一种解脱。

在完成所有这些之后，很容易查看我的列表并说，“这就是我现在需要做的事情”，并完成它，这就是我的待办事项列表的目的：为我的一天提供指导和重点。