我如何整理我的数字工作空间

往年，本年度系列文章涵盖了各个应用。今年，除了 2021 年的策略外，我们还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天效率提升计划的第 20 天。

我是一个数字囤积者。我们很多人都是。毕竟，谁知道我们什么时候会需要我们伴侣在 2009 年发给我们的电子邮件，让我们在下班回家的路上买牛奶？

事实是，我们不需要它。我们真的不需要。然而，大型云提供商为我们提供了如此多的廉价或免费存储空间，以至于我们甚至不再考虑它。当我可以拥有无限的文档、笔记、待办事项、日历约会和电子邮件时，我为什么不应该保留所有东西呢？

图片来源：

确实如此。

当处理物理物品时，例如笔记本或一堆文件，总会有一个时候，我们明显需要将它们从办公桌或办公室移走。我们需要将它们存储在其他地方，以便在需要时可以访问，并且知道它们是安全的。最终，那个地方也会被填满，我们也被迫清理那个存储空间。

数字存储实际上没有什么不同，只是我们倾向于在其中保存更多东西。如果我的办公桌上有一张纸条，提醒我在回家的路上买东西，那么当我完成任务后，我会把它扔掉。而我与妻子共享的笔记本中的同一张纸条很可能就一直放在那里。也许我们会重复使用它，也许我们只是让它放在那里，占用空间。

这种方法与“热”存储和“冷”存储相同。热存储是最新的和相关的数据，往往被频繁访问。冷存储用于我们将来可能需要参考的档案，可能具有历史意义，但不需要频繁访问。

去年，我花时间导出了 2019 年之前的所有电子邮件，并将它们放入一个存档文件中。然后我删除了它们。为什么？首先，我真的不再需要任何这些邮件了。当然，拥有我和我的配偶刚开始约会时发送的电子邮件很好，但它们不是我每天甚至每月都会看的东西。我可以将它们放入冷存储中，在那里它们是安全的，而且当我确实想看它们时，我可以访问它们。对于我在疫情之前工作过的展会的电子邮件和日程安排也是如此。我需要随时掌握 2015 年 AnthroCon 展会上我的部门的日程表吗？不需要。

存档消息

存档消息的过程会因您使用的电子邮件客户端而异，但总体思路是相同的。在 KDE 的电子邮件客户端 KMail 中，您可以通过右键单击文件夹并选择存档文件夹来存档（以及导出，通过存档过程的性质）消息文件夹。我还让 KMail 在完成存档后删除消息。

在 GNOME 方面，您可以将消息文件夹导出为 mbox 文件，也可以使用另存为选项将其导出为存档。

图片来源：

opensource.com

如果您没有使用 Linux，您可以考虑使用 Thunderbird 客户端。在 Thunderbird 中，突出显示您要存档的消息（或按 Ctrl+A 选择所有消息），然后右键单击并选择存档。

冷存储

我一直在通过存档多余的内容来管理我的文档、笔记、在线待办事项列表等等。我保留最新和最相关的，然后将剩余的内容移动到不位于我机器上的存档文件中。否则，如果它们不再具有任何相关性，我就将它们全部删除。这使得查找相关信息变得容易得多，因为不再有大量旧东西使我的结果变得混乱。

花一些时间整理我们的数字工作空间，就像我们整理物理工作空间一样，这很重要。效率不仅仅是完成事情，还要能够找到我们需要做的正确的事情。将数据移动到冷存储档案意味着我们可以安心，因为如果我们需要它，它是安全的，并且在我们 99.9% 的时间里，它不会妨碍我们。