往年，这个年度系列涵盖了开源组织应用程序，例如 Notmuch 和 Syncthing。今年，除了 2021 年的策略之外，我们还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天效率提升计划的第 9 天。
我处理电子邮件、待办事项列表和笔记的方式是，总有一天我会决定“整理一下”，重新安排存储方式和位置。有时我会找到一个新程序，必须从头开始配置（又一次）。有时，当前的方法已经变得一团糟，以至于我花费更多的时间来更新存储顺序，而不是使用系统。最后一点让我意识到了一个非常重要的道理，那就是去年我测试一些待办事项列表软件时。
万物皆有其位（Kevin Sonney， CC BY-SA 4.0）
让我从一个类比开始。任务（或电子邮件或笔记）就像你在活动中收到的那件酷炫的 T 恤。它是黑色的，有一个很棒的图案，背面有一个带尺寸的标签，领口里有一个带洗涤说明的标签。当要把它收起来时，它应该放在哪里？是放在黑色 T 恤里？是放在主题相似的衬衫里？是按尺寸放？是按洗涤方式放？还是按材质放？
一件 T 恤只能放在一个地方，即使它有多个定义特征。我们需要以同样的方式对待任务、电子邮件和笔记。一家非常大的电子邮件提供商允许我们将标签视为文件夹。一封电子邮件（或文档或任务）可以同时存在于两个文件夹中！或者三个！或者十一个！
它可以达到十一个。（Seth Kenlon， CC BY-SA 4.0）
我不得不有意识地决定停止这样做。文件夹不是标签，标签也不是文件夹。这让我形成了当前组织待办事项列表（以及笔记和电子邮件）的规则。
- 一个任务应该只在一个文件夹中。文件夹以“大类”命名，例如地点或组织。我目前有三个任务文件夹：“工作”、“家庭”和“爱好”。当我专注于其中一个领域时，我知道我在查看哪些任务。
- 一个任务可以根据需要添加任意数量的标签。我尽量保持在三个或更少。
- 一个任务应该有明确的含义。也许这是你正在编写的程序的名称。也许是一些通用的东西，例如“待阅读”或“账单”——但如果你不记得“4rg8sn5”是“待付账单”，那对你没有帮助。
使用这些规则，如果我有一个“撰写第 9 天文章”的任务，它会进入“爱好”文件夹，我将其标记为“OSDC”、“文章”、“2021”。如果我想在我的 Elementary Planner 中查看 2021 年的所有任务，我可以搜索该标签。该任务最终会出现在“OSDC”的搜索结果中——其中可能还包括评论文章的待办事项、开始规划 2022 年系列文章的待办事项，以及跟进我认为有好文章想法的人的待办事项。
我的“工作”文件夹通常按项目标记事物。“完成 Admin CLI 文档”可能会被归类为“github”、“prod”和“admin”。“docs”标签包含来自“工作”和“爱好”文件夹的项目，因为编写文档是两者都需要做的事情。
文件夹和标签（Kevin Sonney， CC BY-SA 4.0）
在“标签”和“文件夹”之间进行心理区分帮助我对任务进行分组和排序，而不会过度。这也意味着我可以更快地找到东西，减少维护待办事项列表的时间，并将更多时间用于完成列表上的事情。
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