我们从远程会议中学到的 3 个教训，将带回办公室

对于我们这些有幸在这场疫情期间远程工作的人来说，我们很可能还要在家庭办公室里待上一段时间。回到面对面工作的过渡将需要时间和地域差异。

当我们与正在远程工作的同事交谈时，许多人说这段时期是暂时的和临时的：“一旦安全返回办公室，我们就可以恢复所有旧的习惯和流程。” 但实际上，这段在家工作的时间和我们最终返回办公室是紧密相连的。我们现在做出的选择和改变将影响我们一旦回到办公室、实验室、教室和其他工作场所的工作方式。

与其将此时此刻视为临时的和临时的，不如将其视为塑造性的。通过现在投资和改进我们的在线会议体验，我们可以为疫情过后更美好的工作环境奠定基础。我们可以利用这个时刻来重新调整我们的文化和系统，使其更强大、更具弹性和包容性。我们这些在科学领域工作的人可以利用这个时刻，有意识地转向更友善的科学。

会议只是一个例子：与其试图在线重现面对面会议，不如让我们重新构想远程会议可以是什么样子。通过在线会议，您必须有意识地设置参与者可以贡献的渠道，并花时间确保他们知道如何贡献，并感到这样做很舒服。我们可以将这种做法带回办公室，提供一个机会，让面对面会议更具包容性，并打破可能使人们保持沉默的权力平衡（包括领导层级和多数群体）。

利用这个困难的时刻来建设更好的工作环境听起来可能让人感到难以承受。但是，有个好消息：我们不乏可以借鉴的资源和经验。远程工作对我们很多人来说感觉很新鲜，但开源软件世界的人们长期以来一直以这种方式工作，并在网上建立社区：蒂姆·奥莱利将此描述为参与架构。Mozilla 多年来一直在全球范围内为开放领导者群体赋能。而 rOpenSci、RStudio 和 Carpentries 创建并支持由科学家和程序员组成的远程协作社区。我们可以从这些一直在远程建立关系并共同创新的社区中学到很多东西。

准备好开始了吗？下面，我们分享了赋能远程互动的三个原则，我们也可以在现实生活中（IRL）继续发扬光大。

设定包容的基调

远程会议很容易让人感到脱节或不自然——尤其是当您不熟悉在线会议时。在所有会议开始时都表示欢迎，以赢得支持和参与。例如，在最开始安排时间欢迎大家，宣布会议目标，并解释如何参与，例如如何取消麦克风静音、使用聊天或在共享文档中书写。在会议期间以快速点名和破冰问题开始，可以减少人们的匿名性并鼓励参与。此外，通过总结行为准则或社区参与指南，概述会议的共同期望和文化。

创建详细的议程，为不同的主题分配具体的分钟数，包括欢迎。议程应提前共享，并包含足够的结构以进行富有成效的对话，但也要有足够的灵活性以允许富有成果的题外话。议程可以使用 POP 进行设计，以明确说明会议的目的、结果和过程。

在会议期间提供多种沟通渠道供人们“畅所欲言”非常重要，这不仅对性格内向的人很重要，对少数族裔、学生和职业生涯早期的人，以及国际或多语言参与者也很重要。如果您正在使用共享文档，则书写反馈而不是口头表达可以节省时间，也可以用于辅助和异步对话。使用多个渠道还可以提供保持联系和赶上进度的途径，以防有人迟到或因连接问题而掉线。

提供可靠的文档

人们可能会带着不同的看法和期望离开（或退出）会议。可靠的文档可以消除这种歧义，并使每个人都保持一致。

在文档中编写会议记录——最好在上面提到的议程文档中编写。使用协作文档软件，例如 Google Docs 或 Etherpad 等开源替代方案，以便人们可以一起实时记录笔记。邀请并教导参与者如何贡献，并让他们尽早进入节奏，例如，在开始时进行书面点名，这也为人们的到来争取了时间。

鼓励每个人都参与文档将产生比单个指定记录员产生的任何记录更可靠的会议记录，并将包含更多声音。人们可以通过多种方式做出贡献（包括添加链接、评论、+1 赞同他人的想法以及表情符号以提供快速的情感和色彩）。此外，人们可以在会议期间实时或在会议前后异步地为共享文档做出贡献。这些笔记也可以在会后以多种方式共享（电子邮件摘要、Slack、Twitter、Mattermost 等），面向不同的受众，并在“后期制作”中变得更易于访问（例如，字幕、任何共享图像上的替代文本等）。

选择合适的工具

为会议和后续行动选择合适的沟通渠道非常重要。还需要时间和同理心来确保每个人都知道如何使用这项技术。

对于虚拟会议，Jitsi 等视频会议软件允许参与者“面对面”互动。如果参与者感到舒适，这是一个不错的规范，但同样重要的是要声明，出于任何原因（包括带宽或隐私问题），不启用视频参与是可以的。

为参与者提供通过 Big Blue Button 的分组讨论室进行小型对话的机会，对于推动想法向前发展以及加强关系和信任非常有益。设置提示或任务以集中对话有助于充分利用时间，并在整个小组重新召集后安排时间进行总结，以便可以分享更多的想法和见解。

使用协作软件创建演示文稿可以增强参与度，同时减少带宽问题。要求参与者在自己的计算机上打开演示文稿并自行推进幻灯片，这样就无需屏幕共享——并消除了由此可能产生的带宽问题、多个窗口混乱和被动性。

在会议之外深思熟虑地选择沟通平台也很重要。例如，GitHub Issues 可能更适合存档决策对话。而像 Mattermost 这样的消息平台可能更适合快速联系、协同工作和社区建设。无论您使用哪个平台，都要花一些时间来确保它们满足您团队的需求，并提供足够的控制权，使其对您的参与者尽可能安全。

使会议在线、离线或两者兼而有之

当我们再次面对面时，这些原则和技巧不会过时。无论我们是在线、离线还是两者混合，它们都与高效、包容的工作场所息息相关。我们以这种方式领导了我们的 Mozilla 开放领导者 和 Openscapes 冠军 计划，我们了解到这些方法可以超越学科和组织规模。

虽然每个原则都需要时间和实践，但它们都是可以实现的。我们在这里有一个大好机会来重新设计我们互动和协作的方式，所以让我们从意图和善意开始吧。