由于 COVID-19 的爆发及其快速发展，我们都被呼吁采取保护和预防措施，包括尽可能避免社交接触。活动被取消，旅行被推迟，公司要求员工在家工作。对于每个人来说，这都是一种特殊情况，因为具有分布式团队的远程工作文化正在一夜之间被引入。许多公司正面临着快速组织一个完全远程工作的团队的挑战。
许多关于远程工作、家庭办公室和远程办公的文章和建议正在流传。例如，远程工作的先驱 GitLab 最近发布了一份详细的远程工作手册。我强烈建议任何面临建立和管理远程团队挑战的人阅读。在 OpenProject，我们已经在分布式团队中工作了 10 多年。
在当前的关键形势下，我想分享我们在远程工作方面的经验和技巧。
在家办公是如何运作的？
在家工作需要一定的自律性。但是，掌握一些技巧，就可以相对容易地付诸实践。
1. 维护数据安全和隐私，尤其是在家办公时
无论您是在办公室还是在家工作，数据保护以及客户和公司数据的安全和隐私都是首要任务。确保您的员工和同事了解并维护数据保护和安全。
- 确保所有员工的硬盘都已加密，并且数据或密码不会存储在外部（或写在）某处。
- 对外部应用程序的访问应始终通过第二因素进行保护。大多数服务都通过短信或应用程序提供双因素身份验证。
- 确保包含敏感数据的电子邮件始终加密发送（例如，我们使用 GPG）。
- 对敏感服务的访问必须受到保护，并且只有通过 VPN 才能从公司网络外部进行访问。
- 永远不要在不锁定计算机的情况下离开您的工作区。
2. 建立固定的工作场所、良好的硬件和快速的互联网
远程办公的基本要求是优秀的硬件和快速的家庭互联网连接。
- 不要吝啬购买高质量和高分辨率的外部显示器、非常好的耳机和摄像头。
- 如果其他家庭成员在家中或公寓中，并且没有单独的房间可用，请尝试将您的工作区设置在稍微远离主要活动的地方。
- 清楚地告知您家中的人，您需要在哪些时间不受干扰地工作。
3. 建立流程和会议
沟通在分布式团队中尤为重要，协作流程需要快速且轻松地实施。当然，面对面的会议很重要，但只要稍加自律，就可以将它们保持在最低限度。
五年前，OpenProject 实施了固定的流程和例程，会议按照 Scaling Up 方法论进行。我们举行两种类型的会议：每日站立会议和每周会议。
团队每日协调会议
每周五天，每天一次，我们都会举行固定的团队会议（“每日站立会议”）。重要提示：不要忘记向所有参与者发送会议邀请。站立会议使团队内部能够进行密切和直接的交流（尽管工作场所分散），并有助于使每个人都了解最新情况。重要主题会被提及，但在此会议期间不会进行讨论。如有必要，将安排后续会议。
会议始终遵循相同的简明扼要的议程。我们轮流快速向团队中的每个人简要介绍
- 最新消息？ 对团队而言，什么是相关的？是否有变化、进展、新决策、重要日期等？只关注新闻；这不是关于每个人都在讲述他们目前正在做什么。
- 我的核心优先事项是什么？ 您今天想要实现的最重要的事情是什么？
- 我在哪里需要支持？ 您是否在某个地方受阻？您是否需要团队的投入或支持？
- 我们在关键绩效指标 (KPI) 方面的进展如何？ 简要报告 KPI 的当前状态。
每周会议
每周一次，我们都会举行更详细的会议。我们总是在星期五进行，并使用相同的议程
- 好消息（5 分钟）： 本周有什么好消息？新客户？项目进展？令人兴奋的发展？团队在五分钟内分享所有好消息。
- 项目状态和本季度重点优先事项（10 分钟）： 每个人简要报告其核心优先事项或季度目标的状态，并展望下周。本周取得了哪些进展？您希望下周达到什么目标？
- 来自客户和同事的反馈（5 分钟）： 您的客户报告了什么？您本周有哪些正面和负面的经历？您可以从客户那里学到什么？在团队内部分享相互欣赏：个别员工本周做得特别好的是什么？您想感谢谁？特别强调是否有人为实现您的企业价值观做出了特殊努力。
- 有什么困扰我？（“争论文化”）（5 分钟）： 有什么困扰您吗？也许是同事“迟到”、对问题的傲慢回答，或仍然缺少客户的反馈。每个人都可以卸下一切。进行讨论并提出建议，直到每个人都可以说：“是的，我们现在都很好”，这一点也非常重要。
- 主题讨论（30-60 分钟）： 这是可选的，仅在团队（提前）同意讨论共同主题时才会发生。对我们而言，这通常基于我们的季度目标——中期结果或开发状态的演示、需求的协调、新主题的优先级排序、总体流程主题等。
- WWW（谁、什么、何时）——明确责任（5 分钟）： 非常简单：谁在何时做什么？我们确保在任务单中创建任务以跟踪这些责任。
- 最后一句（“一句总结”）： 最后一句激励人心的话。您今天的座右铭。什么感动了您？
确保根据需要安排进一步的协调会议。重要的是尽量减少会议的参与者人数。
4. 选择您的工具
有许多开源工具可用于支持远程和分布式团队。
基于 Web 的项目管理和团队协作
我们使用 OpenProject 进行任务和项目管理。它是用于项目管理和团队协作的免费开源软件。通过使用我们自己的软件，我们可以看到每天需要改进的地方。
OpenProject 在远程工作中为我们提供了重要的支持。它可以从任何地方安全访问重要信息：项目、日程安排、需求、里程碑、任务、截止日期、协议、文档以及当前状态和优先事项的概述，所有这些都在一个系统中。以下是我们使用 OpenProject 执行的操作的简要概述
- 规划开发路线图
- 定义、评估和确定需求（史诗、功能）的优先级
- 创建、分配和跟踪任务
- 在敏捷看板中确定主题的优先级
- 交换文件（作为工作包的附件）
- 创建和记录日程安排（议程和协议）
- 为客户和社区成员提供交流论坛
- 运行 Wiki 以进行流程文档编制
- 跟踪单个工作包的时间，以便向客户收取定制开发的费用
- 进行项目管理，包括项目规划和项目状态
源代码管理
我们使用 GitHub，而 GitLab 是一个不错的开源替代方案。此外，OpenProject 还具有 GitHub 集成，用于在 GitHub 中创建拉取请求并将其直接链接到工作包。
文档管理
Nextcloud 是一个很棒的选择，也是我们目前使用的工具。
聊天
团队聊天对远程团队很有帮助。我们使用 Rocket.Chat。我建议为不同的主题创建不同的频道，以便每个人只获得他们需要的信息。在这篇文章中找到更多关于 聊天的最佳实践。
网络会议
我们使用 Whereby，它不是开源的，用于数字会议室和屏幕共享。它直接在浏览器中运行，无需安装任何其他软件。但是，如果您可以在评论中分享，我很想听听有哪些开源替代方案。
5. 制定规则
远程工作比办公室工作需要更多的自律性。
一方面，干扰更多，但您也可能更容易受到不间断的打扰。制定适用于团队中每个人的规则：是否有固定的工作时间，或者您是否允许灵活的时间管理？每个人都应该将其可用时间输入到共享日历中，以便其他人了解他们的可用时间吗？是否必须始终接受或取消预约？
我希望这些建议可以帮助您轻松建立远程团队。请在评论中分享更多技巧和建议。
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