如今，大多数协作工具都认识到并非所有用户都拥有其公司或套件的帐户。换句话说，如果有人向您发送一个 share.example.com 的链接，但您没有 example.com 的帐户，那么您很可能会被邀请注册。
表面上看，这似乎是令人钦佩且务实的包容。您可以注册一个在线工具，甚至可以使用临时或“垃圾”电子邮件地址和身份，并开始协作。然而，实际上，这会将第三方引入到本质上只是双方的过程。协作套件的托管者不是协作的一部分；它是一个网关，有些人不想通过，尤其是当协作套件的托管者是一家对用户画像和数据收集感兴趣的特别大的公司时。
此外，大多数非开源协作套件都假定所有用户都可以（或想要）使用特定的工具集。很少有人努力设计一种规范，为用户提供使用他们选择的工具的访问权限。相反，这是一种期望，有时甚至是一种要求，即用户通过特定的客户端或浏览器访问该套件。在传统的商业环境中，这基本上是一种安全的期望（为了过度简化起见，忽略了默认情况下客户端未内置的需求用户的可访问性问题），但随着远程工作在公司中变得越来越普遍，并且仍然是数字志愿服务的常态，灵活的工具成为一种宝贵的资产。
开源替代方案
好消息是，开源协作工具正在各处涌现。有用于实时协作 写作 和 电子表格、绘图，以及 所有事情 其他的软件。
开源本质上是协作的，当协作是开放的时，协作会更好。由于有如此多的开源选项，因此没有理由通过选择在封闭或受限制的系统上进行协作来冒着排除任何人的风险。选择开源，选择协作。
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为什么我需要协作工具？
协作是学习和丰富知识的最佳方式之一。因此，参与开源的最常见原因之一是与他人协作。过去，协作和开源指的是克隆源代码并提交补丁（或“合并请求”）。
最近，通过计算机进行的协作的含义已经扩大到包括实时文档编辑、可在所有平台和设备上按需访问的共享目录以及使用通用工作环境。现代计算机使用者不再仅仅协作创建开源，而是在使用开源进行协作。
什么是群件？
在过去，传统的商业术语中，协作是通过群件发生的。群件是一套应用程序，旨在处理存在于某些共享资源上的数据。过去，该共享资源是由使用群件的组织拥有和运营的服务器。用户将登录到他们的帐户，并且每个人都具有对相同集中式数据的某种程度的访问权限。
群件，无论是否被称为群件，都以整体软件包的形式出现，这深深地嵌入在商业和个人计算的文化中。虽然协作工具必须进行足够的集成，以使数据不会陷入技术孤岛，但这并不意味着具有协作功能的每个组件都必须（或应该）来自同一提供商。事实上，正如开源所帮助证明的那样，在计算的所有领域（包括软件发行商），多样性最终成为一件强大的事情。构建工具时考虑到协作越多，每个用户加入时拥有的选择就越多。
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