本文由 Josh Berkus 共同撰写。
在 SCaLE 14x 大会上，我们将进行一次演讲，重点是帮助演讲者为听众提供更积极的体验。但是，会议组织工作有很多不同的方面可以改进，每个方面都有其自身的受众。在本文中，我将重点关注其中一个方面：会议组织者如何使活动对参会者更加积极。
作为经验丰富的技术会议演讲者，我们两人加起来有数十年的经验，我们几乎见识过会议可能出错（和做对）的各种方式。我们列出了 10 条关于改善参会者会议体验的技巧。大多数技巧都需要一些思考，但不需要太多努力，就能获得非常好的投资回报。
1. 清晰的沟通
除非您的邮件列表服务器因发送垃圾邮件而被列入黑名单，否则与您的参会者过度沟通几乎是不可能的。您分享的信息越多，并且使信息越容易找到，参会者就会越感到舒适，组织者收到的耗时问题也会越少。
后勤： 组织者在沟通活动中至关重要的地点/时间/方式等细节方面常常做得不足。此信息应在活动网站的首页上突出显示，但通常却隐藏在一个或多个菜单下。 также 将此信息放在网站页眉横幅中，以便于查找和参考。
交通： 另一个参会者可能难以找到的重要信息是如何到达活动场地。提供从附近机场、火车站和城市到活动场地的交通链接和描述，并使其易于查找。有些活动甚至为参会者提供维基页面以协调拼车。这些页面可以很好地发挥作用，但前提是组织者对其进行宣传。
每日电子邮件： 会议开始后，发送每日电子邮件，总结当天活动的计划。主讲嘉宾和时间、社交活动、膳食计划、重点会议，甚至每日天气预报，都可以帮助参会者在到达活动现场时做好更充分的准备。
如何联系组织者： 每封电子邮件以及会议组织者的所有沟通都必须包括参会者可以在哪里以及如何询问有关活动的问题或报告问题。参会者会提出问题，如果您不明确提供提问的地方，简单的问题可能会变成 Twitter 上的愤怒公开投诉。无论采用哪种联系方式，都要安排专人及时回复请求，尤其是在会议期间。
常见问题解答： 通常您会发现有些问题会反复出现。这在技术领域并非新鲜事，我们很久以前就开发了一种处理方法：设置常见问题解答。以下问题都可以在常见问题解答中解答，然后在沟通中链接到常见问题解答，以提供快速简便的答案
- 会议是否会被录制？如果录制，录像何时/何地可用？
- 场地有停车场吗？
- Wi-Fi 密码是什么？
2. 培训和授权工作人员
举办会议或活动是一项繁琐的工作，有很多细节。组织者犯的最大错误之一是试图自己处理所有这些细节，从而成为负担过重的瓶颈。这不可避免地会导致一些可以通过授权给值得信赖的副手来避免的错误。
以下是一些对大多数活动有帮助的角色：
- 志愿者协调员，协助志愿者履行职责，并确保涵盖所有方面
- 演讲者协调员，确保演讲者拥有提供会议内容所需的一切（并确保他们在正确的时间到达正确的房间）
- 视听管理员，处理有关音频/视频系统的问题和故障，并与任何签约的视听工作人员联络
- 房间监视员，协助会场安排、主持会议和维持会议期间的秩序
这些副手只有经过培训才能发挥效用，因此您必须提供他们履行这些角色所需的信息和技能。简单地将他们投入其中，并希望他们能在工作中学习，这是失败的根源。提前花一点时间提供必要的培训将在活动期间节省大量时间，并提高参会者的满意度。对于规模较大、信誉较好的会议，可以而且应该提供正式培训，而对于小型会议，关于每位志愿者的职责的书面文档和讨论是一个良好的开端。
3. 制定行为准则（并培训工作人员了解其含义）
“我们的会议从未发生过任何报告的问题。我们的参会者都是有礼貌的成年人。行为准则不会有任何作用。” 所有这些都可能是真的，如果是这样，我们希望它们在未来仍然如此。但事实是，几乎您活动中的每位女性和少数族裔都会讲述在会议上遭受歧视和不愉快经历的故事。过去没有向您报告过问题，并不能成为未来不采取保护措施并确保所有参会者持续获得积极体验的借口。行为准则是保险单，是一项公开声明，表明组织者重视整个社区，并将保护他们参加和学习而不受骚扰的权利。
采用行为准则是为所有参会者提供欢迎环境的重要组成部分，但是，如果不培训工作人员如何处理违规行为报告，行为准则就只是一堆空话。通过配备烟雾探测器和灭火器来营造消防安全的假象是一回事，但通过确保这些工具已充电并准备就绪，以及工作人员知道如何使用它们来提供实际安全是另一回事。培训您的工作人员不仅有助于确保顺利且尊重地执行行为准则，还可以确保工作人员准备好应对可能出现的尴尬和困难局面。
在线提供资源，帮助组织者编写行为准则、培训工作人员执行行为准则以及向活动参会者传达政策。甚至还有专家可以协助进行培训。利用这些资源，您很快就会举办一场让每个人都感到舒适地参与的活动。（请参阅本文末尾的资源列表。）
4. 确保内容适合预期受众
了解或弄清楚您的参会者的构成和偏好，并确保所有会议内容都适合他们以及活动的主题。无论您对某个特定的会议或主题演讲多么兴奋，如果它不适合受众，您都会收到投诉和差评。对于会议而言，演讲内容过于基础、过于高级、受众群体过于狭窄或过于跑题都是问题（即使演讲者很出名）。
内容不匹配的一个特殊情况是赞助演讲和其他“企业”演示。这些内容适用于某些会议，但不适用于其他会议，当参会者意外遇到这些内容时，您将面临公众批评和受众沮丧的主要来源。一般来说，赞助演讲应在节目中明确标明。如果公司或其产品有趣，人们仍然会参加。（如果他们不感兴趣，他们为什么会参加您的会议？）
在许多情况下，您的参会者将是混合的，或者您事先对他们了解不够。确保在节目中标记预期受众的类别，不仅包括技能水平，还包括职位和年龄组。鼓励您的演讲者在描述中包含此类信息。这也适用于主题演讲：没有人喜欢早起去参加与自己完全无关的主题演讲。
5. 提供更方便的环境
无障碍环境是使您的活动更受所有参会者欢迎的秘诀。当大多数人听到无障碍这个词时，他们可能会想到配备轮椅坡道、电梯和为行动不便人士预留座位，但这只是您可以为所有人提供更方便的活动环境的开始。
除了坡道和电梯外，还可以考虑在地板上标记步行/轮椅通道，划定从“走廊轨道”的交通流，并改善会议、展览厅或其他景点之间的通行，这有助于最大限度地减少从 A 点到 B 点所需的穿梭人群。对工作人员进行建筑物布局培训还可以帮助他们快速有效地解决行动不便问题，从而为参会者找到替代路线。
无障碍环境延伸到移动性以外的许多因素。例如，如果您的活动包含食物，请务必提供与杂食性食物相当的纯素选择。如果提供酒精，请不要忘记提供非酒精替代品。事实上，考虑计划一些不需要或围绕饮酒的社交活动。如果您的活动欢迎或鼓励未达到法定饮酒年龄的人参加，这一点尤其重要。在有年龄限制的场所举办社交或联谊活动会将这些参会者排除在外，而您已努力使他们在活动的其它地方受到欢迎。此外，尽量规划您的社交和联谊活动，以便它们提供空间和能力，让人们进行交流和对话，而无需对着 DJ 大喊大叫。
这些只是您可以使您的活动更方便参会者的众多方法中的一小部分。其它有用的想法，例如现场托儿服务、哺乳室或补贴交通或停车通行证也可能有所帮助。考虑所有参会者以及需要什么才能让他们在活动环境中感到更受欢迎和舒适。
6. 改进您糟糕的胸牌
当被问及时，参会者对会议胸牌有许多强烈的意见，其中大多数意见都是负面的。胸牌有多种用途，但最重要的一种用途是让参会者互相识别。然而，尽管如此，很少有会议胸牌能很好地履行这项看似简单的职责。在为您的活动设计胸牌时，请确保它们至少满足以下标准
- 如果胸牌从挂绳上的单个点悬挂，请在胸牌的两面都印上姓名和其他信息。这些单点悬挂的胸牌很容易翻转，从而隐藏所有识别信息。
- 尽量减少徽标和会议品牌宣传。胸牌上的重要信息是参会者的姓名，而不是会议名称和徽标。毕竟，参加会议的每个人都已经知道他们在哪里。
- 虽然参会者自我报告的姓名应在胸牌上最突出，但第二突出的信息应该是他们在社区中为人所知的标识符。这可以是 Twitter 或 IRC 昵称、GitHub 帐户名，或对该群体和个人最有意义的任何内容。
- 打印所有信息时，字体要足够大，以便其他参会者不必眯起眼睛或弯腰才能看清。 также 以高对比度配色方案打印，最好是黑底白字。
- 确保默认的胸牌放置位置（由挂绳的长度等决定）不会导致胸牌最终位于让人感到不舒服的位置。例如，大多数女性不希望人们盯着她们的胸部来阅读她们的胸牌。
- 验证正在使用的胸牌程序/打印机是否可以处理 Unicode，以及您是否能够支持非欧洲命名方案。
7. 保持所有日程安排的最新和完整
当您的参会者到达现场并兴奋地开始结识朋友和学习时，他们可能会看到几个不同版本的日程安排。当然，活动网站上发布了一个日程安排。如果有活动应用程序，那就是另一个日程安排。这两个日程安排都可能提供个性化版本的日程安排的选项。除了这些之外，通常还会在注册台或附近提供打印的日程安排。
由于有如此多的日程安排选项可用，其中一个或多个很容易变得不同步，这可能会给参会者带来糟糕的体验，他们可能会参加某个会议，却发现该会议已被移动或取消。
让参会者知道哪个日程安排是规范的是一个好主意。如果可能，此规范日程安排应是张贴在活动高流量区域的大型公告板。公告板不仅可以在 Wi-Fi 速度慢（或没有 Wi-Fi）时提供日程安排，还可以在演讲者遇到意外的日程安排冲突时快速更改日程安排。无论如何，请让参会者知道哪个日程安排是最终版本。
除了会议会议之外，所有版本的日程安排都应包含有关休息期间是否提供餐点或参会者是否自行安排的信息。 также 在官方日历上显示所有已知的社交活动和自由讨论会 (BoF)，而不是强迫参会者搜索活动网站或维基。许多参会者不仅来这里学习，而且还来这里进行商务会议。在日程安排中列出所有可能的活动有助于他们以最小的压力完成工作。
8. 获取一个好的会议应用程序
用于创建和查看个性化会议日程安排的移动应用程序很常见。不幸的是，这些应用程序通常都不好用。崩溃频繁发生。当应用程序工作时，它们通常在可用性方面存在缺陷，使得查找和使用它们应该提供的信息变得困难。有时应用程序会受到广告或赞助商弹窗的困扰。有时它们提供的日程安排数据与网站上的日程安排来自不同的来源，因此它们不会显示最新、最准确的信息。
我们这些在科技行业工作的人非常熟悉我们自己产品中的这些问题（我们不会容忍这些问题），但我们仍然允许这些问题对我们活动参会者的体验产生负面影响。
在与移动应用程序提供商签约（或自己编写应用程序）之前，请确保最终产品能够满足参会者的需求。任何不满足需求的应用程序都会遭到嘲笑、蔑视和沮丧。如果您必须在如何花费时间和金钱之间做出选择，请记住，一个良好且响应迅速的移动网站比一个糟糕的移动应用程序更可取。
9. 启用自主协调
技术会议是结识新朋友或与您认识已久的人联系的好方法。它们也非常适合机会性聚会，但活动可以通过提供资源来实现意外之喜。
提供某种聊天机制可以为促进参会者之间的自主协调创造奇迹：Twitter 标签、IRC 频道、Slack 团队、Telegram 群组，或对您的社区最有意义的任何机制。设置好这些选项后，请务必经常沟通，以便参会者可以轻松找到有关如何相互联系的信息。
实现意外之喜的另一个好方法是在活动期间提供 BoF 空间和会议板和/或维基。这使得子社区能够自行组织和分享专业内容，并将来自您原始参会者群体之外的人聚集在一起，从而扩大您活动的范围。
技术会议是寻找或更换工作的好地方，因此请让参会者更容易找到工作。只需提供一块白板或公告板，您就可以为您的参会者社区和活动赞助商提供额外的价值。
10. 可用的 Wi-Fi（此处有恶龙）
几乎每位技术会议参会者都会同意，会议 Wi-Fi 在顺利的情况下也是有问题的。最重要的是，建立一个可以承受数百名技术人员持续需求的无线网络真的很难。不可避免地，会出问题，您会听到抱怨声浪向您袭来。
无论发生什么情况，永远不要停止尽最大努力为活动提供稳定且可用的 Wi-Fi 网络。但要为最坏的情况做好准备，并且不要要求必须使用 Wi-Fi 才能参加会议。例如，如果日程安排仅在线提供，请提出一个离线版本（即使只是一个公告板），参会者可以依赖该版本，而无需考虑 Wi-Fi 的可用性。
此外，如果您的活动在酒店举行，请与其它地方签订合同以提供您自己的 Wi-Fi。酒店 Wi-Fi 很少能满足即使是非技术受众的需求。对于挤满在线原住民的房间？酒店 Wi-Fi 会卡顿和崩溃，您的参会者会感到失望和沮丧。
考虑为您的活动任命一名 Wi-Fi 协调员。协调员不仅应了解活动 Wi-Fi 设置的细节，还应了解一般的网络知识。最重要的是，由于此人将成为出现问题时的主要联系点，因此他们应该准备好并能够与群体和不满的个人进行沟通。协调 Wi-Fi 是一项吃力不讨好的工作，但为参会者提供一个报告网络问题的联系人可以帮助赢回很多原本在网络中断时失去的善意。
这些只是您可以为参会者提供更好会议体验的众多实用方法中的一小部分。我们是否遗漏了好的建议？请在下面的评论中添加您的想法。
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