为了成功并真正实现协作，知识共享系统需要直观的工具，将人们联系起来，奖励参与，并与现有的工作和沟通模式良好地结合。在 IDEO 花费两年时间内部开发和实施“The Tube”（他们的企业级内网系统）之后，我们在平衡技术可能性与行为现实方面获得了新的理解和经验。“The Tube”的独特成功之处在于，它洞察到有效的知识共享是一种由技术驱动的社会活动，而不是将技术解决方案强加于现有的工作文化之上。现在，IDEO 的知识共享团队分享了一套设计原则，用于构建真正有效的在线协作系统。
背景
在过去的三十年里，IDEO 从一个地点的少数员工发展到遍布全球八个地点的 500 多名员工。随着这种增长，IDEO 的方法也需要发展。我们需要工具，使整个组织——个人、团队和企业范围的群体——能够以各种方式共享信息和协作。更重要的是，这些工具需要鼓励自然的激情社区涌现。为了应对这个机遇，IDEO 组建了一个知识共享团队，成员包括技术专家、人因专家、交互设计师和软件工程师，旨在创建一个新的在线工具套件，以满足高度创意和协作文化中的这些目标。
主要创新和时间线
The Tube 包含一套在线工具，使全球 500 多名员工能够协作、分享学习成果并相互启发，作为他们工作流程的组成部分。The Tube 将社交网络工具（如博客、维基和实时屏幕共享）与传统的业务系统（如人力资源数据库、资产管理系统和电子邮件）相结合。该系统为个人展示热情和专业知识、团队相互学习、办公室更频繁和轻松地联系以及公司在共同主题和方向上发展创造了途径。这促成了人们真正想使用的系统的设计。在决定创建 The Tube 之前，该团队审查或测试了三十多个协作工具和系统。他们与协作、知识管理和组织变革等不同领域的领先顾问、技术专家和领域专家进行了交流。在尽可能多地测试系统后，我们找不到任何一个既能满足组织需求又能适应组织文化的系统。例如，IDEO 的文化强烈支持协作和信息共享，但一些系统是基于通过“声明”信息或发布白皮书来为自己建立功劳的假设。该团队意识到，仅靠技术并不能促进协作，并且可能像它们促成协作一样，制造几乎同样多的协作障碍。这促使人们考虑技术和文化激励措施，这些措施可能导致新工具和方法的采用。接下来是大量的内部研究，首先是观察人们在 IDEO 的工作方式，了解他们对当前协作工具的挫败感，并明确是什么激励人们共享信息（或不共享）。该团队没有试图纳入适用于任何组织的“最佳实践”，而是设计了一个在 IDEO 文化和环境中运行良好的系统。根据他们与客户和公众分享其方法后收到的反馈，该团队了解到，The Tube 中内置的功能、其易用性和直观的界面是独特且引人注目的。通过对该系统及其背后的设计原则的介绍，他们发现对既简单易用又适合组织文化的协作系统存在潜在需求。
挑战与解决方案
该团队继续通过持续的以人为中心的研究和来自社区的反馈来增强 The Tube 的功能和可用性。他们看到对新功能的需求日益增长，例如工作流工具、团队人员配置工具、客户关系管理工具和其他工具，每种工具都需要在添加到 The Tube 之前仔细考虑。另一个正在发展的需求是将 The Tube（目前完全是内部和机密的）与公共 ideo.com 网站以及 IDEO 客户联系起来，以加强特定项目合作中的协作。鉴于信息的敏感性和所需的新型协作，这是一项团队目前正在承担的重大任务。该团队认为，邀请 IDEO 的合作伙伴和公众分享信息并围绕共同利益进行协作，可能会给所有参与者带来巨大的好处。
益处与指标
一些使用统计数据
- 在该功能推出的前六个月内创建了 1,000 多个项目页面（这些页面具有项目故事讲述和文档收集与共享的字段。它们自动包含所有已计费到该项目的团队成员，以及开始日期、预算、客户信息等。）
- 在维基推出的前 14 个月中，超过 10,000 个维基页面，主题多样，从演示指南和模板到世界各地的旅行和观光提示。
- 截至今天，超过 55,000 个维基页面——对于一家 500 人的公司来说，这是一个很大的数字
- 95% 的员工自愿拥有自己的个人页面（包括他们的个人博客、长篇和短篇传记字段、状态消息、图像共享和项目工作报告）
- 团队和个人创建了 40 多个特殊兴趣博客，这些博客涉及公司特定的问题，例如职业发展和办公室更新，以及一般兴趣主题，例如社会影响、可持续性和健康与福祉项目。
经验教训
设计原则：IDEO 的知识共享团队将其发现综合为五个设计原则，这些原则指导了 The Tube 的创建，并可以扩展和调整以用于其他组织内的类似工作。
1) 建立指向人的指针：与其试图将所有知识从人们的头脑中取出并存储在一个巨大的数据库中，不如主要关注帮助人们识别自己的身份——他们的热情、经验和专业知识——并根据这些信息将人们联系起来。
2) 建立奖励系统：一个需要利他主义的系统不太可能成功。同样，需要用户参与的系统（例如，基于合规的设计）很少能获得高于最低要求的参与度。有效的知识共享系统必须在满足组织需求的同时激励个人参与。The Tube 以多种方式鼓励个人参与，从建立一个平台让员工展示他们最好的作品，到将薪资范围流程和项目资源流程整合到系统中。
3) 要求直观的界面：直观的界面对于社交软件绝对必不可少，因为它们促进病毒式传播。该系统必须尽可能减少从成为活跃用户的过程中的摩擦点。例如，早期的维基系统要求用户在第一次想要添加内容时设置帐户，学习特殊的维基语言来格式化页面，并且不仅要构建内容，还要构建导航来支持它。这些挫败点阻止用户从消费者转变为贡献者。
4) 走更常走的路：如果一个工具需要人们绕道而行才能使用它，那么无论设计多么精美，采用都将始终是一个挑战。在可能的情况下，努力将工具集成到现有的工作流程中——将系统带给用户，而不是反过来。例如，IDEO 博客系统直到团队添加了一个程序，该程序发送摘要电子邮件，其中包含每位员工订阅的博客中的新内容，才开始流行起来。
5) 尽早并经常迭代：为组织构建有效的系统意味着设计工具和工作流程，以反映他们旨在支持的社会系统。这需要大量的迭代设计，从粗略的原位原型（纸质或改造现有系统）开始，并发展为可以在整个组织中广泛测试的工作系统。这个过程也不会随着“发布”而结束。知识共享系统应随着它们支持的组织而发展，反过来，它们通过实现新的协作水平来塑造组织。因此，这些系统和创建它们的设计师应将它们视为与使用它们的员工之间持续的、不断发展的对话。在 IDEO，该团队每周四都会推出 The Tube 的修订版（包括错误修复和新功能）。就像 Google 尽可能长时间地将所有软件保持在“测试版”中一样，这加强了 The Tube 是一个工作原型，并为持续变化设定了预期，这增强了我们的用户体验，而不会使其混乱。当个人热情与融入工作生活流程的协作工具相遇时，可能会产生强大的创新成果。IDEO 的目标是继续构建一个创新平台，该平台建立在我们文化的热情和合作基础上。正如 IDEO 的传统一样，该团队将继续与外界分享他们一路走来所学到的东西。
The Tube 对我们在 IDEO 的工作方式产生了非常积极的影响。 团队正在以新的方式使用该平台工作。 具有特殊兴趣、才能和热情的人更容易被识别并邀请参与项目协作。热情是关键。 我们的模型不是基于我们在许多其他公司看到的“合规性”，而是基于选择加入模型。 人与人之间的联系是通过积极协作以及搜索人员和想法以及机缘巧合建立的。 我们完全期望在未来看到我们的方法带来许多其他意想不到的美好益处，随着平台和用户通过我们的集体学习而发展和成长。
评论已关闭。