所有现代企业都依赖信息运作，因此企业管理也关乎 信息管理。然而，仅靠软件 无法改变一个组织。信息管理的核心不在于技术，而在于人！ 更具体地说，这取决于 CEO 为员工树立信息文化 并使其遵循。这是一种以身作则的领导，而非强制性的领导。
Gary Hamel 在他的 Management 2.0 挑战 中声称，博客和维基并没有改变组织的管理和领导方式。这可能是一般情况，但 幸运的是，在某些公司中，这些信息工具已经成功地改变了公司的运营方式。
Atlassian 就是这样一家公司，这是一家澳大利亚软件公司，也是 HCI 人力资本 M-Prize 的前任获奖者。Atlassian 的 CEO 们在整个公司推行了一种 信息文化，其核心价值观是“开放公司，坦诚直率”。其结果是形成了一种自下而上的信息民主，信息共享成为常态，而信息囤积则是一种陌生的概念。
背景
信息管理 的目标不能仅靠软件来实现。更重要的是公司的 工作文化，这种文化鼓励员工分享信息，使他们乐于“将信息公开”供他人使用，而不是将其囤积在自己的私人空间。
这一方面非常重要，因此与其提及“信息管理”，不如考虑公司的 信息文化，它既包括人，也包括系统。
许多学术研究已经考察了信息文化与企业成功之间的关系
“信息服务中的文化和质量与绩效呈正相关。”
— Lars Höglund，《信息文化和组织氛围案例研究》（1998）
博拉大学。瑞典图书馆与信息科学学院
“信息文化是一项战略目标，其规划程度应与物质资源转型相当。”
— Ginman，《信息文化与商业绩效》（1988）
国际科技大学图书馆协会 (IATUL) 季刊
“有效的信息管理在于人们如何使用信息，而不是机器。”
— Thomas H. Davenport，《拯救 IT 之魂：以人为中心的信息管理》（1994）
《哈佛商业评论》，1994年3-4月
芬兰的一项研究（Owens、Wilson 和 Abell，1995 年）发现，一家公司的 信息精神 （他们是这样称呼的）、公司信息系统的有效性和公司绩效之间存在直接关系。更具体地说，他们认识到 CEO 是能够给组织带来变革，以“培养信息文化”的人。
因此，任何寻求改进信息管理的公司都应首先审视自身的 企业文化。
触发因素
2003 年，当 Atlassian 的软件开发业务不断发展时，创始人希望有一个在线系统来存储公司的知识和文档。虽然他们意识到维基是一个理想的平台，但当时的维基仍然处于实验阶段，尚未准备好用于企业用途。因此，他们开发了自己的“企业维基”供内部使用，并将其出售。该产品被命名为“Confluence”，寓意思想的汇聚。
在公司还很年轻的时候引入维基技术，对 Atlassian 的信息文化产生了深远的影响。大多数公司都有根深蒂固的遗留信息系统，这些系统阻碍了新技术的引入，而 Atlassian 则受益于在其企业生命周期的早期就采用了维基。
新员工加入公司后，会被指示使用维基，并且由于没有传统“文档管理”的基础设施，这些员工别无选择，只能“接受”这个系统。
使用维基的行为本身，凭借其易于访问信息和默认“开放”的信息性质，在 Atlassian 形成了 开放和共享 的信息文化。
关键创新与时间线
1. 核心价值观：“开放公司，坦诚直率”
从一开始，Atlassian 的创始人 Mike Cannon-Brookes 和 Scott Farquhar 就坚定地相信要建立一个“开放公司”。与其他将信息保存在孤岛中的公司不同，他们的愿景一直是建立一个 默认信息开放 的公司。这包括内部和外部信息。
| 内部共享信息 | 外部公开信息 |
|
商业计划 |
定价 |
在一切可能的地方，信息都应向所有员工开放
- 与其发送个人对个人的 电子邮件，不如将相关信息放在维基上供所有员工阅读
- 与其将信息存储在 文档（例如 Word 文件）中，不如将信息直接输入到维基中，以便所有员工都可以搜索和访问，甚至在家中也可以！
- 新员工加入公司后，可以立即访问 所有 存储在维基上的 历史信息
这种做法已被编入公司的价值观“开放公司，坦诚直率”。这不是一项公司法令，而是员工记录的描述 Atlassian 实际公司文化的价值观。
示例：“写博客！”
加入 Atlassian 几周后，我想让我的经理知道我一直在做什么。因此，我将我的工作记录在一封电子邮件中并发送给了他。我收到了一个两个字的回复：“写博客！”
从那天起，我将我和我的团队的活动发布给整个公司。更重要的是，最近有一位新员工加入公司。当他给我发邮件记录他的工作时，我重复了之前的经历，告诉他“写博客！”
2. 在线协作
维基技术主要是在 Web 浏览器中快速创建、编辑和查看信息。然而，维基经常被忽视的一个方面是 评论能力，它提供了一种 围绕信息进行协作 的方式。
Atlassian 员工经常在维基页面上添加评论。例如：
- 为项目计划贡献想法
- 批评维基上的信息（这通常会导致激烈的在线辩论！）
- 链接到其他相关信息，无论是在维基上的其他地方还是在互联网上
- 争论需要医疗证明的人力资源病假政策的优点
- 与其他员工进行一般性互动，即使他们身处异地办公室或在家工作
这种评论能力使员工 积极参与维基。维基不再仅仅是一个信息存储库，它还是一个进行热烈讨论和辩论的目的地。此外，由于这发生在中央系统上，而不是在私人电子邮件中，因此所有员工都可以阅读和扩展讨论和辩论。
如果有人评论了员工创建的页面，或者有人回复了员工发表的评论，维基 会自动通知员工。这鼓励员工每天多次访问维基，加快讨论的节奏。这 很像收到 Facebook 通知，有人评论了你的“个人墙”，只不过这个墙是面向整个公司的。
示例：远程协作
Atlassian 在悉尼、旧金山和阿姆斯特丹设有办事处。这使得每个人都很难参加面对面的会议。但是，在维基上“评论”的能力意味着所有员工都可以加入对话，而无需考虑地点和时区。
最近的一个例子是，Atlassian 员工 Chris Darroch 建议 IT 部门实施一个新的 IT 系统，以便快速回答公司内部的问题。然而，这将与几个现有系统的目标重叠，因此我们建议他将自己的想法放在维基上，看看其他人的想法。
来自公司各部门的员工都有机会评论他的想法并提出替代方案。这些替代方案非常好，以至于 Chris 本人最终投票反对了自己的决定！
3. 阅读公司新闻
思考一下古老的哲学谜题，它问道：“如果树倒在森林里，没有人听到，它会发出声音吗？” 现代的等价物可能是“如果信息在计算机系统上，但没有人使用它，它有价值吗？”
为了确保信息被公开和阅读，所有 Atlassian 员工都被要求阅读“新闻提要”，其中持续列出维基上更新的所有信息。每位员工都可以个性化此提要，以获取与其需求相关的信息。
新闻提要具有以下几个优点：
- 取代“全体员工”电子邮件： 重要信息放在维基上而不是电子邮件中，这意味着有一个永久的、可访问的历史记录，而不是将信息存储在个人电子邮件收件箱中
- 提供页面和评论的“概览”： 员工不必阅读维基上的每个页面和每条评论。新闻提要提供了一个快速的主题列表，使员工可以选择他们希望阅读的内容。他们甚至可以看到产生大量评论的“热门话题”，然后加入讨论。
- 允许员工监控整个公司： 电子邮件和通讯组列表通常针对一小部分人。相比之下，新闻提要允许员工“监控”整个公司，随时了解其他部门和其他办公地点的最新消息、讨论和热门话题。
示例：创始人更新
Atlassian 的创始人每两周向公司发布一次“更新”，内容涵盖新闻、公司战略，并举例说明出色的客户服务。与其通过电子邮件发送，不如将其发布在维基上，并向所有员工发送“共享通知”，链接回维基。这样，即使是后来加入公司的员工也可以集中获取信息。此外，员工可以在更新中添加自己的评论，并添加当地出色的客户服务示例。这为整个公司提供了“发声”的机会。
4. 内部博客
博客现在在互联网上很常见。Atlassian 维护着许多“公共”博客，以告知客户和业务合作伙伴有关公司活动的信息。然而，真正有助于信息共享的是 内部博客 的使用。
内部博客文章就像任何其他维基页面一样，它可以包含信息、图形、评论，并且会自动出现在新闻提要中。然而，不同之处在于 每位员工都有自己的“个人”博客，该博客仅供内部使用，而不是公开。他们可以撰写关于任何主题的博客文章。这可能与他们在公司的工作有关，但同样常见的是与工作没有直接关系。这可能是：
- 一个编程难题或一条信息
- 最近一次客户访问的报告
- 关于度假目的地的建议请求
- 一项旨在改变公司销售产品方式的提案
- 指向互联网上有趣文章的指针
许多公司为其员工提供“公告板”类型的系统，用于非工作主题，但此类系统很少使用。然而，通过将这种“个人”信息交流与公司知识的总体流动相结合，Atlassian 创造了一种 开放的信息交流，这种交流非常显眼，并且经常被所有员工引用。坐在办公桌前可能是分享信息的最简单方式。
示例：感谢您的到来！
有一天，Atlassian 员工 Michael Knighten 发表了一篇博客，他注意到很多人都乐于抱怨事情，但很少花时间说谢谢。因此，他发布了“这只是我友好的提醒，告诉您身边的人，他们做得非常出色，抓住每一个机会。这不会花费您任何东西 - 保证让他们感觉更好！”
这引发了大量的在线讨论，并促成了 Atlassian 著名的 T 恤衫之一，上面只写着“感谢您今天的光临！”。员工自己说谢谢，而不是管理层说谢谢，这一事实使这种情感倍加真诚。博客鼓励多向沟通，而不仅仅是自上而下的沟通。
5. 外部开放性
以上示例都侧重于内部，但 Atlassian 的开放性也扩展到了外部（请参阅本节前面表格中的“外部公开信息”）。这种开放性使 Atlassian 在企业软件市场中脱颖而出。
Atlassian 认为客户也将从开放信息中受益，因此实施了非常具体的方式与客户、潜在客户甚至潜在员工共享信息：
- 产品定价完全公开，包括折扣政策
- 潜在客户可以下载我们的软件并免费试用 30 天
- 所有文档都是公开的，任何人都可以访问
- 错误报告和功能请求是公开的，允许人们对其首选功能“投票”
这与仅仅在其网站上发布营销信息，要求所有销售都通过“联系我们”按钮执行的公司形成鲜明对比。这需要坚定的信念，即我们的产品质量很高，因为客户会在付款前判断其价值。
示例：安全漏洞
2010 年 4 月，Atlassian 经历了一次安全漏洞，导致系统关闭，同时验证信息并确保没有机密的客户信息被盗。Atlassian 没有对事件保密，而是 定期公开声明 发生了什么以及客户如何避免类似的安全漏洞。
IT 社区并没有因为 Atlassian 允许此类漏洞发生而对其进行抨击，而是对 Atlassian 的开放性投了 响亮的信任票：“显然，透明度是将灾难转化为机遇的案例，以及如何通过对用户保持开放和诚实来利用这一机遇。”
挑战与解决方案
挑战 1：灌输实践
编写维基页面、评论和博客与编写文档并通过电子邮件进行沟通的传统工作实践背道而驰。这带来了 如何向新员工灌输信息开放性 的挑战。
Atlassian 的解决方案在于一个简单的规则，即员工上班的第一天，他们必须创建一个内部博客帖子，以 向公司介绍自己。这可以从简单的“你好”到关于他们的背景和经验的完整社论。
最受欢迎的入门博客帖子是那些揭示新员工“个人方面”的帖子，例如他们最喜欢的爱好或出国旅行。这随后导致其他员工 在博客帖子中添加评论，欢迎新员工加入 Atlassian，并经常询问有关他们的爱好和旅行的问题。这为新员工提供了一个 安全论坛 来参与在线讨论，很像友好的晚宴谈话。它还将新员工吸引到更广泛的对话中，使在线参与成为他们日常工作的一部分。
挑战 2：学习新媒介
许多人通过 Wikipedia 熟悉维基。然而，阅读维基页面与 编写维基页面 不同。面对空白的维基页面，新维基用户会感到非常不安，他们通常不确定如何编写有用的页面。
Atlassian 的解决方案是双重的：提供培训和丰富的示例。
培训 是关于如何创建维基页面的。经验表明，如果有人积累了两个小时的练习，他们将愿意使用维基并扩大其使用范围。然而，如果没有这种接触，人们可能会退缩并回到他们以前的习惯。尤其值得注意的是，技术性较低的部门（例如财务或人力资源部）的员工通常需要更多的“手把手”指导，以帮助他们度过最初的学习曲线。
幸运的是，公司维基已经建立多年，因此也有 许多关于如何使用维基的丰富示例。与其从头开始创建页面，不如找到类似的页面（例如会议记录或项目计划），复制它，然后根据自己的需要进行编辑。这种“模板化”意味着他们很少需要从头开始创建页面。
挑战 3：信息过多
频繁更新的维基的一个缺点是它可能会产生“信息过多”的情况，使员工难以跟上所有主题的最新进展。这会带来员工错过隐藏在“不太重要”信息中的重要信息的风险。
Atlassian 通过在维基上使用 “共享”按钮 来克服这个问题，该按钮会发送关于维基上页面的电子邮件通知。此通知可以发送给一个人、几个人甚至整个公司。但是，电子邮件不包含信息本身，它只是 将员工重定向回维基，在那里他们可以阅读信息并参与在线讨论。
益处与指标
使用维基带来的益处包括：
- 在线协作 围绕主题分享想法
- 历史信息 所有员工（包括新员工）均可访问
- 信息中央存储库 无需发送文档、比较版本和分发更新
- 轻松的信息搜索 因为所有信息都保存在一个系统中
- 开放的信息文化 鼓励员工分享信息
此外，在向招聘候选人宣传公司时，Atlassian 的文化已成为一项重要的营销资产。当前精通技术的员工一代欣赏开放的文化，在这种文化中，使用 Twitter 和 Facebook 等工具是一种资产，而不是他们需要向主管隐瞒的东西。
经验教训
文化才是关键，笨蛋！
改变人们的工作方式需要改变工作文化本身。然后工作实践就会变得自动化。新员工加入公司后，通常难以适应这个概念，但他们很快就会从普遍存在的文化中学习到“正确”的行为。鼓励他们在上班的第一天就分享信息，可以非常有力地确立这种文化。
在公司历史的早期灌输这种文化，会使公司在发展壮大时更容易做到这一点。随着新员工加入公司，他们自然而然地学会了这种行为。但是，如果一家公司想要改变文化，那么所有现有员工都需要“重新学习”他们的行为。
以身作则
选择默认“开放”信息 需要 CEO 和管理层持续努力，为所有员工树立榜样。当员工通过电子邮件或磁盘文件向管理层提交信息时，他们需要鼓励员工将其发布在维基上，以便其他人可以访问。当然，有时信息确实需要保密（例如收购或与人力资源相关的问题），因此这些主题不会发布。
员工也成为以身作则的拥护者。他们向同龄人学习，因此员工也需要为同龄人树立榜样。
更改底层系统以匹配文化
从文档管理过渡到信息管理，在遗留系统和流程下可能很困难，但这种改变会带来许多好处。
例如，Atlassian 几乎不使用传统的 Office 软件套件。维基取代了对文字处理器的需求（至少对于内部目标信息而言），而电子表格仅供以数字为中心的员工（如财务和营销部门）使用。通过消除磁盘文件的概念，维基成为信息交换的默认方式。作为一项附带好处，维基确保人们始终查看最新版本的信息，而不是在多个磁盘文件之间存在冲突的版本。
有用的材料
想要了解更多信息？请观看 John Rotenstein 在 2011 年 6 月 Atlassian 峰会上的演讲视频： 生活在没有 Microsoft 的世界：Atlassian 的信息管理。（视频，幻灯片）
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