敏捷如何帮助非技术团队完成工作

政府提高效力和效率的最佳方法是什么？在圣何塞市政厅，我们正在通过一种非常规的方法取得进展：为非技术团队采用敏捷方法。从应急管理到公园项目，公务员们发现，敏捷方法可以帮助他们应对最基本的挑战：在频繁的干扰和不断变化的优先事项中完成工作。

去年九月，我宣称，“Scrum 是我们政府团队遇到的最好的事情。”我们由五人组成的创新团队发现，以小增量的方式计划和交付工作使我们能够保持专注、协调一致并持续改进。我们当时还不知道我们的经验是否可以被组织中的其他团队复制。我们为 10 位同事提供了敏捷培训，看看会发生什么。

九个月后，我们组织中的 12 个团队和 100 多名员工正在使用敏捷方法来组织他们的工作。值得注意的是，敏捷方法在城市团队中的传播主要是自发的，而不是由自上而下的指令驱动的。

什么是敏捷？

敏捷是一种组织团队以迭代、增量和高度协作的方式工作的方法。敏捷有很多不同的形式，但最常见的两种是 看板 和 Scrum。看板是一个轻量级框架，专注于在看板（物理或数字）上可视化任务，而 Scrum 则更具规范性和复杂性，具有特定的角色、会议和定时冲刺。看板和 Scrum 都重视响应变化而不是遵循计划、持续改进流程以及赋予团队自主权来决定如何完成工作。

虽然敏捷方法有很多变体，但以下是圣何塞市团队中常见的一些方面

• 团队维护所有潜在任务的列表，称为“待办事项列表”

• 任务在明确优先级之前不会被处理

• 通过在公共看板上跟踪任务，工作变得可见

• 团队定期举行签到会议

• 团队定期举行“回顾”会议，以确定哪些方面运作良好以及哪些方面需要改进

虽然敏捷最初在制造业中发展起来，并作为软件开发框架而广为人知，但它已被应用于包括政府在内的其他领域。

城市领导者为何选择敏捷

在圣何塞市使用敏捷的十几个团队中，几乎没有团队交付软件，而且几乎没有团队在一年前听说过敏捷。

这些团队为什么决定采用敏捷？以下是我们从内部敏捷倡导者那里听到的主要原因。

团队协作。 当 Ramses Madou 开始管理圣何塞市的交通规划小组时，他意识到需要协调其才华横溢的团队成员的贡献，使其成为一项连贯的努力，以推进部门的总体优先事项。在实施 Scrum 之前，他说，“每个人都在各自的轨道上运行。”

关注优先事项。在启动一项新的资助计划后，圣何塞市公园、娱乐和社区服务部门突然发现自己需要在六周内处理 47 份合同。为了帮助团队掌握这项工作，项目经理 CJ Ryan 请我们的常驻敏捷教练 Alvina Nishimoto 指导团队建立看板，以可视化跟踪合同。两周后，CJ 发现团队的进展速度没有达到预期，因此她决定需要 100% 的专注。她 блокировала 了团队日历整整两天，并让他们可以忽略其他对他们时间的请求。在没有持续干扰的情况下，她的团队在短短两天内完成了 25 份合同草案。

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^{用于跟踪合同的团队看板（照片来源：Alvina Nishimoto）}

管理干扰。 圣何塞公共图书馆的网站团队不断收到来自其他图书馆部门的请求，这使得团队难以在重要的长期项目上取得进展。当团队实施 Scrum 时，团队经理和“产品负责人”Laurie Willis 成为所有请求的过滤器，确保只有在为给定的冲刺设定优先级后才会处理这些请求。团队成员 Stacy Tomaszewski 立即开始感受到不必立即做出响应的好处：“我们感觉我们可以说不。”在政府部门，一切都感觉像是优先事项，能够说“等到我们的下一个冲刺”确实非常强大。

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^{每日站立会议允许团队成员分享进展。（照片来源：Andrea Truong）}

入门的 5 个技巧

从基础开始：使工作可见。透明度是我们组织中大多数团队体验到的首批好处之一。要开始使用，您真正需要做的就是将优先排序的任务放在一个地方，您可以在其中从“待办事项列表”进展到“进行中”再到“完成”。团队成员受益于对其优先事项的视觉提醒，并能够与团队分享他们的进展。经理和利益相关者可以更清楚地了解正在进行的工作。我们建议从一个简单、轻量级的系统开始。如果您的团队位于同一地点，那么在视觉提醒方面，物理看板是无与伦比的。大多数圣何塞团队仍然使用便利贴来跟踪任务。一些团队使用 Trello 或其他数字工具，并已成功地让团队成员养成了定期查看和更新 Trello 的习惯。

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^{“优点”和“缺点”的记录显示了在 8 个月内的 15 个冲刺中哪些方面运作良好以及哪些方面需要改进。（照片来源：Michelle Thong）}

迭代并随着时间的推移改进。持续的、渐进的改进是敏捷力量的真正秘诀。圣何塞的所有团队都会定期进行回顾，以反思哪些方面运作良好以及哪些方面需要改进。此过程使您的团队能够使敏捷为他们工作，并通过允许团队推动随着时间推移而累积的小型实验来克服阻力。公园部门的 CJ Ryan 团队最初抵制每日站立会议的想法，她决定不强迫他们。相反，团队从一个简单的看板开始。过了一段时间，团队认为每日站立会议将很有用，这样他们就可以在更精细的层面上分享进展。接下来，他们决定开始定期举行团队计划会议以确定优先事项。实际上，团队已经发展到采用许多“类似 Scrum”的做法，但速度对他们来说是有意义的。

获得一些专家帮助以将其提升到新的水平。 虽然开始采用您在网上看到的敏捷实践很容易，但如果您的同事和团队没有在各种情况下使用敏捷的经验，则故障排除可能会很困难。我们发现，拥有经验丰富的“敏捷教练”的智慧来支持团队、提供指导以及提供现场培训和辅导至关重要。 我们通过 Encore 伙伴计划找到了我们的两位教练，但您也可以聘请敏捷顾问，或者可能从私营部门找到 pro bono 志愿者。

保持耐心。 敏捷可以帮助团队建立富有成效的习惯，例如确定优先级、寻求帮助和反思。但敏捷不是万能药——它不会在一夜之间解决你所有的问题。事实上，它甚至可能使你的一些问题更加明显。给自己时间弄清楚如何使该流程为你的团队工作。

最后，享受其中的乐趣。 敏捷的一个巨大好处是它可以建立团队成员之间的联系，从而实现更深入的协作和更高的团队效率。所以不要对此过于严肃。相反，尝试创造性的方法，使敏捷成为你团队文化中愉快且不可或缺的一部分。

请告诉我们您一路学到了什么。