需要协作工具?试试电子邮件

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协作是 开源之道 的关键原则之一,也是 opensource.com 上的一个主要话题。我们的目标之一是突出展示伟大的协作故事。当我们讨论协作时,对完美协作工具的需求经常被提及。其中一篇文章,在构建社区时避免工具陷阱,提供了一些深刻的见解(提示:人创造社区,而不是工具)。

电子邮件仍然是目前最受欢迎的协作工具之一,这一点毋庸置疑。事实上,Linux 内核的协作始于林纳斯·托瓦兹在 1991 年发送到一个邮件列表的 著名电子邮件

多年来,我在工作和工作之外都使用过许多不同的协作工具。我使用过多个维基、博客和社交平台。当我停下来思考时,我对使用过的协作工具之多感到惊讶。在所有这些不同的工具中,没有一个完全解决了协作问题。例如,当我想查找文档时,我首先必须思考:“那个文档在哪个维基上?” 真是一团糟的协作。

鉴于我们在开发新协作工具上付出的所有努力,当我阅读《哈佛商业评论》中一篇题为 电子邮件:尚未消亡,正在进化 的文章时,我感到震惊。作为他们调查的一部分,作者们问道:“哪些是最高效的协作渠道?” 最常见的答案是:

  • 60% 发送给个人的电子邮件
  • 34% 发送给列表的电子邮件
  • 23% 发送给团队的电子邮件
  • 19% 电话会议
  • 15% 视频/网络会议
  • 6% 商业协作工具

电子邮件万岁!它仍然是最好的协作工具。没有其他工具能与之相提并论。对于我们的好朋友保罗·琼斯来说,这可能不是个好消息,他两年前写过关于放弃使用电子邮件的文章。有趣的是,这篇文章刊登了一项民意调查,询问我们的读者他们是否可以离开电子邮件生活——77% 的人回答“不能”。

在阅读了《哈佛商业评论》的文章后,我想到了组织花费在寻找完美协作工具上的所有时间和金钱。想想如果我们选择电子邮件作为首选协作工具,我们可以节省多少周期。如果我们把花费在新协作工具上的精力投入到电子邮件上,我们的电子邮件搜索/存档/存储可以变得多么好。我开始思考

  1. 电子邮件实际上是一个好的协作工具,但我们总是对新的闪亮事物感到兴奋吗?
  2. 或者,电子邮件实际上是一个糟糕的协作工具,但它根深蒂固,以至于在过去的 20 年里,没有任何其他工具能够取代它吗?

在 opensource.com,电子邮件是我们的主要协作工具。我们维护一个作者电子邮件列表,我们在其中讨论新文章的想法;一个版主电子邮件列表,我们在其中计划我们的编辑日历;以及一个 社区邮件列表,供希望更多参与该网站的读者使用(考虑加入它!)。多年来,我们调整了我们的电子邮件列表策略,但它似乎总体上运行良好。

来自《哈佛商业评论》文章的另一个有趣的事实:对电子邮件的不满率仅为 6%。需要协作?从电子邮件开始。

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杰夫·马克尼克在红帽工作了九年多,目前负责红帽的创意服务团队。在多家电子商务公司有过不同程度成功的任职经历后,杰夫成为 Akopia 的最初员工之一,该公司基于 Interchange 平台提供电子商务解决方案。

13 条评论

这篇文章再次肯定了我的看法,感谢您分享 HBR 的文章并在这里撰写相关内容。我经常使用电子邮件,如果离开它我会手足无措。

作为多个开源项目/社区的积极贡献者,很多沟通和协作都是通过直接电子邮件和列表进行的。

随着“没有电子邮件的世界” (http://www.elsua.net/tag/a-world-without-email/) 等运动的兴起,我开始谨慎地给人们发送电子邮件。但这篇文章再次肯定了我个人的观点,即电子邮件是适合我协作的工具。

<cite>当我想查找文档时,例如,我首先必须思考:“那个文档在哪个维基上?”</cite> - 在这种情况下,您至少只需要查看相关的项目。在电子邮件的情况下,您如何浏览多年来的电子邮件?话虽如此,现在有很多优秀的现代协作工具,您可以在其中拥有论坛、新闻、维基、任务(以及通过插件提供的许多其他功能)。它可以非常轻松地快速跟踪活动,并且还会通过电子邮件通知相关的项目成员有关任何活动,从而满足了老派人士的需求。现代协作工具在这方面非常高效。在我看来,电子邮件之所以还在使用,只是因为官僚主义者总是对学习和采用新术语和技术感到不舒服 :)。

我认为背景也很重要,以及您参与的协作类型的定义。对我来说,作为一个开源社区的成员,电子邮件是我的主要工具,但我也使用很多其他工具。

其他协作工具确实非常高效,例如 Yammer、Redmine 等。

如果涉及到沟通(情境),我更喜欢电子邮件。我认为它更可持续。特别是当你看到谷歌已经停止了多项服务/工具时。

<cite>如果涉及到沟通(情境),我更喜欢电子邮件。</cite> - 我完全同意(如果我需要对我的同事说“你好”,我为什么要使用 redmine?:))。但是,“协作”仅在项目情境中出现。我错了吗?

正如您回复约书亚所说,我们可能对我们所看到/使用的协作工具有不同的理解。在许多项目中,为了共同努力并实现共同目标,他们无需 Redmine 或 Jira 等工具即可做到这一点。任务和状态例如通过电子邮件共享。

但我不得不说,一旦它倾向于“项目”,此类工具就会带来好处。在我积极参与的一个项目中,我们最近除了电子邮件之外,还开始使用 Jira。我们有运行时间较长的任务,然后像 Jira 这样的工具可以使团队受益。

附:感谢这次公开讨论,也有助于读者理解不同情境下的协作。

<cite>在许多项目中,为了共同努力并实现共同目标,他们无需 Redmine 或 Jira 等工具即可做到这一点</cite> - 正如我在给约书亚的回复中提到的,没有什么是不可能的。但话又说回来,电子邮件并非特定于某个项目。即使在这种情况下,如果需要在一两年后参考某些内容,您也必须翻阅成堆的电子邮件(否则您必须创建自己的过滤器和文件夹,但这又仅限于您的机器/共享驱动器)。但是,如果您已将项目活动记录在专门的工具中,则无需这样做。您可以登录并直接进入项目。或者当一个全新的成员想要了解有关项目的信息时(又过了一年),他/她不必联系项目成员(有可能到那时,所有项目成员都已离开,他们的电子邮件可能已被销毁或深埋)。

附言:我发起这场讨论是为了澄清我自己对事情的看法。感谢您的回复。

作为对确保(重要的和公开的)数字通信不会完全短暂存在兴趣的人,我仍然更喜欢电子邮件列表服务器,而不是 Twitter、没有用户可访问数据导出选项的论坛等。例如,如果我想对某个项目进行历史研究(我们中的一些人实际上需要“多年来的电子邮件”),我可以搜索、下载和处理来自列表服务器的存档。在使用其他一些通信/协作方法时,我遇到了更大的困难。我仍然可以找到我在 2005 年发送到特定项目列表服务器的电子邮件,但是找到去年关于同一项目的 Twitter 讨论却很费劲,如果有可能找到的话。Twitter 的搜索标榜自己为“查看当下正在发生的事情”,即使是高级搜索也没有包含搜索特定时间范围内的事物的选项。导出您自己的数据与获取所有数据并能够搜索每个人对某个主题的评论不是一回事,而美国国会图书馆的 Twitter 存档工作才刚刚起步。较新的通信和协作形式并不总是更好。

可能我对协作工具的理解与你们的意思不同。我同意您的观点,我不会依赖 Twitter 进行协作(Twitter 根本算得上是协作工具吗?)。我真正指的是像 redmine(以及类似的工具 - 可能是 JIRA?)这样的工具。

<cite>例如,如果我想对某个项目进行历史研究,我可以搜索、下载和处理来自列表服务器的存档</cite> - 没有什么是不可能的(我们甚至可以用笔和纸来管理事情,仍然可以达到结果)。不同之处在于信息的可用性有多<strong>容易</strong>。

使用适当的项目协作,人们不需要(或者不应该?)<cite>搜索、下载和处理存档</cite>。

我个人的拙见是,事物只有在被使用并努力改进时才会变得更好(如果还没有变得更好)——而不是通过抵制和固守传统来保持现状 :)。

实际上,我正在让我的一个专业会员资格失效,因为会员专用邮件列表服务器已经枯竭,转而使用 Twitter 讨论。(私人邮件列表服务器是我使用的为数不多的会员福利之一。)以前,他们使用邮件列表服务器来协作进行活动策划和组织的未来愿景。沟通行为本身就是协作,并非每个人都需要像 redmine 这样的工具。

<em>没有什么是不可能的(我们甚至可以用笔和纸来管理事情,仍然可以达到结果)。不同之处在于信息的可用性有多容易。</em>
没错,并且没有理由让改进了其他领域的新工具应该使数据比“互联网旧时代”的工具更难访问(即让事情更难访问)。

<em>使用适当的项目协作,人们不需要(或者不应该?)搜索、下载和处理存档。</em>
那么没有人应该需要根据事物的发展过程来撰写项目历史吗?事物如何发生与最终结果同样重要,现代工具需要使事情像以前的工具一样容易做到这一点。

<cite>并非 <strong>每个人</strong> 都需要像 redmine 这样的工具。</cite> - 个人可能有偏好。我已经同意这一点了 (<cite>如果我需要对我的同事说“你好”,我为什么要使用 redmine?</cite>)。

<cite>沟通行为本身就是协作</cite> - 词汇可能具有相同的含义;我无法争辩说沟通和协作是相同还是不同的含义。一对一的沟通(communication)与团队合作(我称之为协作,collaboration)完全不同。假设我和另一个人是一个项目的团队成员(以及我们没有共同参与的其他几个项目),并且我们通过电子邮件就该项目进行了一些沟通(即使我认为这效率低下),并且,假设,在三个月后,另一个人加入了该项目;我们是否应该回到我们的电子邮件中,过滤出与该项目相关的沟通内容,并将所有这些内容与第三位成员共享?更糟糕的是,第四位成员在 6 个月后加入了该项目。将第三个人添加为项目成员有多容易,从那时起,他/她就可以获得该项目的所有活动(我希望您使用过 Redmine,因为您提到了它)?

<cite>没有理由让改进了其他领域的新工具应该使数据更难访问</cite>,<cite>现代工具需要使事情像以前的工具一样容易做到这一点</cite> - 如果我不同意这些观点,我就不会发起这场讨论。<cite>在电子邮件的情况下,您如何浏览多年来的电子邮件?</cite> 这句话表达了我的主要观点 - 轻松的数据访问。项目协作不仅协作成员,还协作项目资源。您只需登录协作工具(例如 Redmine),然后进入感兴趣的项目 - 一切都唾手可得 - 用户讨论(通过论坛)、文章(通过维基)、文件和文档、任务等等。这是否意味着更难访问?:) 拜托。

<cite>那么没有人应该需要根据事物的发展过程来撰写项目历史吗?</cite> - 您不需要。使用适当的协作工具,事物会按发生的方式记录下来。您只需创建一个报告;就是这样。如果您不需要历史记录,则无需创建。

毕竟,我理解,至少目前(;)),我们不能低估电子邮件在业务中的价值。但是,从您的话语中,它只能用作沟通工具(包括来自协作工具的通知 :)); 而不是协作工具(请不要因此而攻击我 :))。

我认为作为协作工具,NNTP 将比电子邮件好得多。

NNTP 需要开发新功能并进行稳定化,这将是一个伟大的举措。

多年来,我一直在寻找“电子邮件杀手”。虽然在内部使用方面我们有聊天服务,但我仍然发现,对于任何重要的事情,我都会求助于电子邮件,因为它最终会被我发送的任何人看到。

随着我的业务规模扩大,我希望我们将更多地使用维基(目前仅用于文档)和聊天,但这是一种文化变革,而我们的行业(和员工)在历史上都是企业化的,因此电子邮件是王者(以及附件,但这又是另一天的抱怨了)

如果使用时经过思考/符合礼仪,电子邮件是一个很棒的工具……它的缺点通常是使用问题

我真的很喜欢 Bitrix24 的协作方式,它并没有完全排除电子邮件,但它确实大大减少了电子邮件的负担。

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