如果你有充满热情的人才、具有远见卓识的领导者以及团队选择的合适的组织工具，那么组织非正式会议很容易。通常，这是一群志愿者聚集在一起，自发组织成一个充满热情的社区。首届罗利 CityCamp（于 6 月 3 日至 5 日举行）也是如此。
CityCamp 是一次非正式会议，专注于市政管理和社区组织的创新。罗利 CityCamp 为期三天，内容包括开源演讲、研讨会和实践问题解决，旨在重新构想网络、应用程序、技术和参与将如何塑造我们城市的未来。
我帮助组织的团队为非正式会议做了大量的规划。而且从一开始我们就面临着一个巨大的挑战——我们谁都没有参加过 CityCamp，更不用说策划过 CityCamp 了。此外，我们谁甚至都没有参加过非正式会议。渴望通过开放政府、开放数据、可管理的透明度和有用的技术来改善我们的城市，将城市雇员、开发人员和公民聚集在一起，共同协作解决问题，这推动了规划团队成功举办了这次活动。
这个想法始于 Twitter，就在我发表了一篇文章，探讨北卡罗来纳州罗利市如何成为世界开源中心之后不久。在 2011 年 3 月初，在 @govloop、@kmcurry 和 @bonnergaylord 之间发了几条推文之后，Bonner Gaylord 和我决定在罗利市组织一次 CityCamp。
Bonner 是罗利市当选的市议员，但他参与 CityCamp 规划小组是出于他对技术的热爱以及让我们的公民生活更美好的愿望。Bonner 和我知道，这项负担对于一个人来说太重了，所以我们决定共同主持规划委员会。
我们安排了每周的聚会，并开始产生想法。其他人在 Twitter 和 Facebook 上看到了这种情况，并想加入进来，因此一个小团体研究了其他 CityCamp，并咨询了 CityCamp 的创始人。该小组迅速从少数人发展到十几人。在四月下旬，该小组决定罗利 CityCamp 将于6 月 3 日至 5 日举行。然后真正的工作开始了。
我们需要赞助商、演讲者、场地和参会人员。我们建立了一个网站，首先使用了开源 CityCamp 品牌，然后，由于一些自愿开发几个概念的优秀设计师，我们为罗利市定制了它。我们在社交媒体上开始了宣传，并分享了我们对开放政府和技术的热情。我们制定了一个项目计划，其中设定了每周的里程碑，并使我们保持在正轨上。事实上，我们发布了项目计划，并使其可供所有人查看、改进和执行。
规划委员会做出的最早的决定之一是如何沟通——这对于任何团队来说都是至关重要的部分。我们已经在通过我们的 Google Group 互相发送电子邮件。有人在 Facebook 上创建了一个群组，并建议改用它。小组的共识是使用 Facebook 作为我们的主要沟通工具。
我承认，我对使用 Facebook 群组有些怀疑。我习惯使用电子邮件与他人沟通，并且我不相信它会奏效。但我愿意尝试一下 Facebook。我看到它奏效了，并且实际上在规划委员会中成功地实现了协作并让我们每个人都知情。
我们结合使用了 Facebook 和 Google Docs，在营销、赞助、演讲者和后勤等小组委员会中工作。我们的每周聚会是各委员会汇报他们完成的工作以及他们的下一个任务的机会。我们还利用聚会集思广益，并获得对各委员会正在做的事情的反馈。
当我回顾这段经历时，我意识到这样的机会并不常有。我认为这是罗利市更开放政府运动的开始。它符合这里的文化。但是一直没有像 CityCamp 这样的活动来充当人们团结起来的催化剂。现在有了。
如果在我们开始之前你告诉我，一小群人可以在不到 12 周的时间内组织一次拥有 200 多名注册者、20 个赞助商和支持者以及 15 位演讲者的非正式会议，我不确定我会相信你。但是，一个对在北卡罗来纳州罗利市建立更开放和透明的政府充满热情的社区，以及那些很高兴成为这场运动一部分的个人的合作，已经战胜了时间和挑战。
非正式会议的未知性并没有阻止我们。我们心中的热情让我们相信。
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