Szilvi Kádár、Daniella Kőrössy 和我是 Django Girls Budapest 的组织者，这是一个免费的工作坊，旨在教女性如何编写代码。我们在 2014 年 12 月举办了第一个 Django Girls 工作坊，目前正在计划我们的第四个活动。我们想分享一些活动组织方面的建议，并希望您能在您的下一个活动中找到一些有用的想法。
第三届 Django Girls 布达佩斯工作坊于 2015 年 11 月举行，我们对此有宏大的计划。我们想在周末为 30 人举办两个工作坊，外加一个热身派对。我们当时并不知道这将需要付出巨大的努力。我们所有人都有全职工作，并在业余时间组织 Django Girls，因此我们必须格外高效才能管理好这一切。
我们很自豪地说，我们的活动非常精彩。它鼓舞人心，专业到每一个细节——值得铭记。我们花了很大的力气才使它成功，但在过程中我们学到了很多。值得注意的是，第一个工作坊有两位组织者（一位本地的和一位远程的），第二个有三位，而这次有四位。有了这么多组织者，事情可能会变得棘手，信息流并不总是顺畅。
任务分配
一开始，我们为每位组织者分配了一个大问题（申请人、教练、赞助商、食物等）。重要的是组织者之间的职责没有重叠。当我们中的一个人回复分配给其他人的电子邮件时，很容易造成混乱。我们可以重新分配任务并寻求帮助，但尊重界限是第一要务。
沟通
起初，我们只使用电子邮件（有时也使用 Facebook 聊天）。我们尝试不时为不同的主题创建单独的线程，但我们经常迷失在大量的电子邮件中，试图找到信息片段。
这次我们决定尝试 Slack。这是有史以来最好的决定！我们为每个问题创建了频道，例如 #coach、#teams、#venue、#sponsors、#website 和 #presentation。我们现在总共有 20 个频道，效果很好。我们最近开始尝试 Slack 更有趣的功能。现在，如果我们谈论 #random 频道之外的随机内容，Slackbot 会提醒我们，当提到某人的名字时，它会发送激励性的一句话，并且充满了内部笑话。
作为额外的奖励，Slack 支持表情符号！
项目管理
我们没有将半更新的待办事项列表放在脑子里或 Google Docs 中，而是尝试了 Asana。这是管理活动相关一切事宜的完美工具。我们可以将 Django Girls 工作坊分解为几个部分（场地、赞助商、网站等）、任务（装饰品）和子任务（订购气球、带来派对灯、组装装饰品）。我们可以将这些任务分配给某人并设置截止日期。
使用 Asana 比不断提醒彼此要做什么要好得多。此外，每次完成任务时，都会有一只彩虹独角兽飞过您的屏幕。这不是有史以来最好的事情吗？ （坦白说：我们有时会将已经完成的任务添加到 Asana 并单击“完成”只是为了再次看到独角兽。）
在计划我们的第四届 Django Girls 工作坊时，我们将 Asana 连接到 Slack。现在我们可以立即在 #asana 频道中看到新的和已完成的任务。我们尝试过 Slack 自己的 Asana 集成以及 Zapier，但我们尚未决定使用哪一个。工作坊结束后我们会告诉您！
计划
当人们询问我们的计划和即将举行的活动时，我们必须做好充分的准备。因此，我们每隔几周举行一次计划会议，以设定我们的目标、截止日期和重要日期。
这些会议比标准会议时间更长：整天都在讨论、思考和计划。如果我们有明确的目标并回顾重要的截止日期，就更难失去焦点。意识到我们的任务使它们更容易完成。
组织我们的文档
过去，当我们通过电子邮件发送文档（如合同和发票）时，我们并没有真正关心它们。自然而然地，当我们必须找到它们时，我们会抓狂。现在结束了！
我们现在在 Google Drive 上有一个超级详细、有组织的文件夹系统，并且我们上传所有通过电子邮件或纸质形式发送过来的东西。我们还使用它来存储财务计算、申请和团队评分、购物清单和电子邮件模板等内容。
电子邮件模板尤其重要。如果您组织多个活动，有时您必须多次发送相同的电子邮件（例如“认识您的团队”电子邮件或接受/拒绝信）。您不想每次都重新创建它们，对吗？保留您的电子邮件模板可以解决这个问题。
工作流程
我们尝试每隔一周开一次会。这些会议非常有助于为我们提供额外的动力和活力。有时我们会在这些活动中喝着 rozéfröccs（一种由葡萄酒和苏打水制成的匈牙利特色饮品）和闲聊，有时我们又会非常高效。
我们同意每天至少检查一次所有 Slack 频道，如果因某种原因无法做到，则通知其他人。
在发送电子邮件之前，我们会互相要求校对和更正。
我们在做决定时会尽量征求每个人的意见，但如果我们时间紧迫或问题不是很重要，我们会采纳任何可用人员的意见。
保持专业
在我们的第一次活动中，我们并没有真正关注我们为自己创造的公众形象，但我们现在在匈牙利已经足够出名，我们需要关注了。
不再向赞助商发送“你好，谢谢你的 $$$，干杯”之类的邮件了！我们很幸运有 Szilvi，她知道沟通是关键，并迫使每个人发送书写良好、信息丰富且专业的电子邮件。发送一百万封“哦，我忘了提及……”之类的电子邮件真的很尴尬。为了避免完全变得像公司一样，我总是会发表一段轻松而滑稽的演讲。
总而言之，我们正在努力拥抱最初的、令人愉快的和友善的 Django Girls 形象，同时也在考虑扩大规模。我们认为，到目前为止，我们做得还不错。
团队健康
当事情开始变得严肃时，团队内部出现一些紧张气氛是很自然的。我们始终必须清楚地沟通我们的担忧、目标和愿景，因为不这样做可能会导致巨大的误解和不快。重要的是要记住，我们这样做是出于热情，而不是作为某种强制性的事情。
当然，有时团队成员就是不合适。在这种时候我们不应该互相责备——我们应该分析原因并承认现状，而不要让情绪控制自己。我们不得不与我们的一位组织者分道扬镳，再次成为三人团队，但我们从中吸取了很多教训。我们不会再将团队内部的协议和同等的热情视为理所当然——我们知道我们必须积极努力，使人际关系层面上的事情顺利进行。
反馈
当活动结束时，工作并没有结束。收集和提供反馈非常重要。我们向与会者和教练发送评估表，以便我们更清楚地了解工作坊的优点以及可以改进的地方。当您开始组织下一个工作坊时，永远不要忘记查看反馈！
我们还会花时间感谢赞助商的帮助。我们发送带有照片和一些活动统计数据的感谢手册。（我们 95% 的参与者都想继续编码。这难道不令人惊叹吗？）事后召开组织者会议也很有用，这样我们可以讨论我们的经验，记下任何新想法，审查反馈，并喜极而泣（好吧，至少我们中的一些人会）。这些会议也是互相提供反馈的好时机。什么做得好？您个人可以改进什么？您对自己有什么了解？思考这些问题有助于您在不知不觉中发展自己。
我们希望这对我们的同行活动组织者有所帮助！如果您想了解更多详情或需要建议，请随时通过 budapest@djangogirls.org 联系我们。祝您组织愉快！
经 Django Girls 博客许可转载。
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