使用开源替代 Google Docs 的 5 个协作技巧

当您运用这些 ONLYOFFICE 功能时，协作编写和编辑变得轻而易举。

ONLYOFFICE Docs 是 Microsoft Office 和 Google Docs 的自托管开源替代方案，用于实时协作处理文档、电子表格和演示文稿。

以下是 ONLYOFFICE Docs 帮助组织我的协作工作的五个最重要的方式。

1. 与文档存储集成

ONLYOFFICE Docs 在您如何存储文档方面具有高度的灵活性。默认情况下，您可以在 ONLYOFFICE Workspace 中使用 ONLYOFFICE Docs。这为管理文档和项目提供了一个生产力解决方案。这是使用 ONLYOFFICE Docs 的明确方式，因为它包含在内；当您安装一个时，您会获得另一个。

然而，完整的 ONLYOFFICE 套件可以与 ownCloud、Nextcloud 和其他流行的同步和共享平台集成。在您的共享平台的官方应用商店或 GitHub 上可以找到有用的连接器。

最后，由于 ONLYOFFICE 是开源的，Web 应用程序开发人员可以自由地使用 ONLYOFFICE API 将 ONLYOFFICE Docs 集成到他们的应用程序中。

2. 管理文档权限

在 ONLYOFFFICE Docs 中，您可以区分您的团队成员在打开共享文档时可以执行的操作。您可以授予他们查看、编辑或共享文件的权限，或执行特定操作——留下评论、在审阅模式下提出更改建议、填写指定的字段等。区分文档权限可以帮助构建和保护您的协作。

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^{(Nadya Knyazeva，CC BY-SA 4.0)}

您可用的权限取决于您的文档管理系统。在 ONLYOFFICE Workspace 和 ownCloud 中，您可以共享具有上述所有权限的文件，此外，您还将获得电子表格的额外权限（ONLYOFFICE 中的自定义筛选器或 ownCloud 中的修改筛选器）。筛选权限允许您决定由一个用户应用的筛选器是否应仅影响该用户或所有人。如果您与 Nextcloud 或例如 Seafile 集成，您将获得较少的权限选项。

如果您正在集成该套件并想要添加更多权限，您的应用程序必须允许注册新的共享属性（例如限制下载、打印或将文档内容复制到剪贴板的能力），如 API 文档中所述。

3. 真正的协作

协作工作工具集对于所有环境基本上是相同的。您可以使用评论来添加注释、建议或问题，供一起处理文档的人员使用。ONLYOFFICE 当然也具备此功能，但它力求在可能的情况下提供一些额外的功能。例如，在 ONLYOFFICE Workspace 中，您可以通过键入 + 或 @ 后跟用户名来快速添加提及，以引起特定人员对您的评论的注意。

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还有一个聊天功能，可以与队友快速讨论一些事情，而无需切换到消息传递应用程序（请注意，当您关闭文档时，聊天记录会清除）。

跟踪更改功能支持通过建议更改来审阅文档。在此模式下所做的所有更改都会突出显示，并且所有者和具有完全编辑权限的用户可以接受或拒绝这些更改，或者预览已接受或拒绝所有更改的文档。

关于 ONLYOFFICE Docs 中的协作工作，重要的是同时处理同一文档的用户可以设置个人偏好设置（例如，启用跟踪更改或拼写检查、显示非打印字符、放大和缩小文档等等），而不会互相干扰。

4. 版本控制

版本控制非常重要，以至于整个行业都围绕该过程发展起来。对于开发人员来说，没有 Git 风格的版本控制编写代码可能会令人不安。对于内容创作者来说，来回电子邮件发送修订版本会变得混乱和令人困惑。

ONLYOFFICE Docs 允许在编辑器中查看文档的版本历史记录。更改以及进行更改的作者以不同的颜色突出显示。此功能的可用性取决于您使用的文档管理系统；版本历史记录适用于 ONLYOFFICE Workspace、Nextcloud 和 ownCloud 集成。

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5. 更改实时协同编辑模式

在 ONLYOFFICE Docs 中，有两种实时协同编辑文档的方式。它们被称为快速模式和严格模式，无论您如何将 ONLYOFFICE 集成到您的工具链中，它们都可用。

快速模式允许您在共同作者键入时看到他们的更改。您的更改也会立即显示给其他人。

在严格模式下，您锁定正在处理的文档，在您单击“保存”之前，任何人都看不到您正在键入的内容。您可以看到文档的哪些部分被共同作者锁定，但在他们保存之前，您看不到他们在做什么。

当在其中一种模式下协作处理文档时，Ctrl+Z（撤消）命令仅影响您的工作，因此您的共同作者的操作不受影响。

奖励：安全选项

根据您的环境，您会找到不同的选项来保护文档协作。

ONLYOFFICE Workspace 提供标准的安全性工具集，包括 HTTPS、备份、双因素身份验证、安全登录以及静态数据加密选项。据 ONLYOFFICE 称，一项名为“私有房间”的功能是独一无二的。

私有房间是一个只能通过桌面应用程序访问的文件夹。在那里创建和存储的每个 Office 文件都使用 AES-265 算法进行加密。您键入的所有内容——每个字母、每个数字、每个符号——都会立即加密，即使您正在实时协作。

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ONLYOFFICE Docs 还使用 JSON Web Tokens (JWT) 来保证安全。编辑器请求加密签名以检查谁可以访问文档以及他们可以对文档执行哪些操作。目前，除了其内置的安全工具外，JWT 已为 ONLYOFFICE Workspace 以及 Nextcloud、ownCloud、Alfresco、Confluence、HumHub 和 Nuxeo 集成实施。

在 Nextcloud 集成中，您还可以插入水印以保护敏感文档。水印由管理员启用，并且无法从文档中删除。