任何会议项目委员会的目标都是为其观众提供最有价值的内容。虽然审查演讲提案是委员会的主要活动，但这本身并不能确保该项目将提供最大价值。
无效的方法
多年来，各种会议项目委员会都开发了自己的方法来确保项目质量。例如，有些委员会要求提案人提供过去演讲活动的视频，以便成员可以亲眼目睹演讲者呈现材料的有效性。不幸的是，这种方法不仅需要委员会成员投入大量时间，而且还将可能无法提供视频的新演讲者排除在外。
其他会议委员会甚至在提案被接受之前就要求提供拟议演讲的大纲，甚至演示幻灯片的草稿。这种方法可能会疏远潜在的演讲者，因为它要求设置相当高的入门门槛。它还鼓励仓促和不准确的信息，这些信息是为了满足提交要求而匆忙添加的，并不能反映演讲的真实内容。项目委员会根据这种可能不可靠的信息来判断提案价值是不可取的。
掌握项目质量的所有权
这两种方法都将项目质量的负担完全转移到提案人身上，而不是让那些拥有最大控制权的人来承担：项目委员会。获得更好提案和演讲的关键在于项目委员会帮助人们学习如何创建更好的提案和演讲。
项目委员会必须掌握活动项目质量的所有权。为了帮助实现这一点，项目委员会必须积极协助提案人和演讲者。以下是如何帮助塑造一个提供最大价值的会议项目。
沟通期望
第一步是向潜在演讲者提供他们创建提案所需的信息。如果您不设定适当的期望，当人们未能达到期望时，您不应该感到失望。以下是您应该分享的一些期望：
- 演示的类型和时长。 如果您的会议包括研讨会或教程，请非常清楚地说明预计的时间投入。对于某些活动，研讨会为 90 分钟，而对于其他活动，研讨会可能为三个小时或更长时间。这些术语没有标准化，因此不要假设提案人会知道您是如何使用它们的。
- 会议想要或不想要的项目主题。 例如，仅仅因为您的活动是关于 JavaScript 的，并不意味着您希望包含关于所有可能的 JS 主题的演讲。您是否专注于服务器端 JavaScript？特定的框架？也许会议专注于物联网的 JavaScript。清楚地向提案人传达主题期望。
- 演讲要求。 有些活动有特殊要求，例如要求所有代码和材料在演示时根据自由或开源许可证提供。如果您的活动有此类要求，请提前告知提案人，以便他们相应地计划。
- 财务和差旅支持。 写作、旅行和演讲都需要时间和金钱的投入。告诉潜在演讲者您的会议是否可以抵消这些费用，以便他们可以自行选择退出他们负担不起参加的活动。
- 要演示的提案数量。 许多（尤其是较新的）演讲者没有意识到他们可以而且通常应该为一个活动提出多个演讲提案。经验丰富的演讲者知道如何玩 CFP 游戏，并且经常提出许多演讲。如果项目委员会希望限制任何一位演讲者的演讲数量，请在 CFP 表格上明确说明这一点。
分享观众概况
每个会议都应沟通关于观众的详细信息。演讲者将要面对的是哪种人？观众的经验水平和典型职位角色是什么？如果有多个主题演讲，则每个主题演讲的观众可能会有所不同。花一些时间详细说明提案人应该对每个主题演讲有何期望。提前让提案人知道这些信息，他们就可以提交适合特定观众的提案。
明确日期
最后一组期望是流程的日期。您应该考虑在 CFP 表格上分享的一些日期包括：
- 会议本身的日期（如果适用，请明确说明哪些天是教程或黑客日）
- CFP 的开始日期
- CFP 的结束日期
- 人们应该收到提案回复的预计日期
- 日程安排可用的预计日期
- 会议注册开放的预计日期
当然，这些日期可能需要在整个过程中更改。例如，如果会议收到的提案远多于预期，则可能需要延迟提案的回复日期。更改日期是可以的，只要您通过博客文章、社交媒体或电子邮件沟通更改即可，但分享日期和截止日期将为潜在的演讲者建立期望。
指导提案并提供反馈
一旦您建立了期望，下一步就是帮助演讲者准备他们的演讲提案。即使是经验丰富的演讲者也可能不完全理解如何创建一个好的提案。他们可能偶然发现了一些曾经有效的方法，并且一直盲目模仿它。新的演讲者可能会完全迷失方向，不知道如何构建一个好的提案。您可以通过提供指导潜在演讲者来解决这两个问题。
指导不必变得复杂。我发现使用 CFP 办公时间和电子邮件反馈效果良好且可扩展。
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CFP 办公时间：办公时间是预先声明的时间，潜在演讲者可以在活动聊天系统中找到提案帮助。这种方法非常适合向潜在演讲者提供即时反馈，尤其是在 CFP 关闭时间临近时。基于聊天的办公时间还具有允许许多人（在每一方）同时参与的优势。虽然这可能会变得混乱，但在实践中通常效果良好。它还允许潜在演讲者互相帮助，并从给予其他人的反馈中学习。
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邮件反馈：对于需要更异步方法的灵活性的项目委员会和潜在演讲者来说，提供电子邮件反馈非常棒。它为那些日程安排不允许他们参加聊天系统中的办公时间的人提供反馈。对于那些在公共聊天系统中不习惯分享想法的潜在演讲者来说，这也是一个不错的选择。
由于每种方法都有其优势，请考虑为您的活动同时使用这两种方法。Deb Nicholson，SeaGL 的创始人兼组织者，表示该活动自 2015 年以来同时使用了这两种方法，并且每年都有潜在演讲者告诉他们，他们收到的支持增强了他们向该活动和其他活动提出演讲提案的信心。通过帮助潜在演讲者准备他们的提案，SeaGL 为所有会议的蓬勃发展做出了贡献。
无论您的活动选择如何提供反馈，请确保您的导师熟悉如何撰写一份好的会议演讲提案，并且他们完全理解您的会议正在寻找什么。如果您没有消息灵通的导师，您可能会弊大于利。
始终将观众的视角放在首位
一旦您帮助潜在的演讲者撰写了他们的提案，就该开始审查它们了。在您开始之前，请确保所有审查者都在同一页面上。与潜在演讲者一样，您必须定义并沟通对提案审查者的期望。考虑沟通以下信息：
- 评分如何运作以及每个分数的含义
- 审查者是否应该（或被要求）“盲审”提案（看不到谁提出了演讲）
- 项目委员会在该年度会议演讲中寻找什么
- 观众概况
- 符合降级投票的演讲标准
- 符合升级投票的演讲标准
审查者应尝试从观众成员的角度评估演讲。观众成员将获得哪些信息来确定演讲是否值得他们花费时间？大多数与会者最多只有摘要和标题。在第一轮审核中，审查者应尝试仅使用观众成员将拥有的信息对演讲提案进行评分。回答问题：“如果我是观众成员，我将从这个演讲中获得什么价值？” 这有助于审查者与观众建立联系并保持同理心。
关注观众需求也有助于减少个人偏见或偏袒。当您考虑他人的观点时，就很难受到自己观点的影响。当然，审查者应该依靠他们自己的个人知识——例如主题现在是否流行，或者（如果提案不是盲审的）提案人是否是隐患——但他们也应该小心不要将自己的需求或雇主的需求置于观众的需求之上。
在演讲被接受后继续指导
好的，您已经设定了期望，指导演讲者撰写强有力的提案，并且在选择提案方面做得很好，所以您确保了出色的活动日程安排，对吗？不幸的是，不是。虽然您很可能会有一个很棒的日程安排，但完全确保的最佳方法是在提案之后继续指导，并进入撰写和呈现精彩演讲的阶段。
每个人都需要一位编辑，无论他们是否意识到这一点。即使是经验丰富的演讲者也可以在他们的材料上使用额外的眼睛。主动帮助被接受的演讲者准备他们的演讲，并鼓励经验不足的演讲者利用这个机会。知道他们有支持可以帮助减轻新演讲者可能感受到的一些焦虑。指导还可以帮助确保呈现的演讲与观众将用来选择观看哪个演讲的摘要相匹配。
是的，所有这些指导都可能涉及大量工作。请记住，只有一小部分人会接受您的会前和会后指导，这使得工作量比实际听起来要少。但这很值得。如果我们不愿意伸出手来将他们提升到一个更高的水平，我们就不能期望人们成为更好的提案人和演讲者。
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