任何会议项目委员会的目标都是为其听众提供最有价值的内容。虽然审查演讲提案是委员会的主要活动，但这本身并不能确保该项目能够提供最大的价值。
不起作用的方法
多年来，各种会议项目委员会已经开发了自己的方法来确保项目质量。例如，一些要求提案者包括过去演讲的视频，以便成员可以亲眼看到演讲者呈现材料的有效性。不幸的是，这种方法不仅需要委员会成员投入大量时间，而且还排除了可能无法提供视频的新演讲者。
其他会议委员会甚至在提案被接受之前，要求提供拟议演讲的概要或甚至是演示幻灯片的草稿。这种方法通过设置非常高的准入门槛，可能会疏远潜在的演讲者。它还会鼓励仓促和不准确的信息，这些信息匆忙添加以满足提交要求，而不能反映演讲的真实内容。对于项目委员会来说，根据这种可能不可靠的信息来判断提案价值是不可取的。
承担项目质量的所有权
这两种方法都将项目质量的负担完全转移到提案者身上，而不是将其保留在那些拥有最大控制权的人手中：项目委员会。获得更好提案和演讲的关键是项目委员会帮助人们学习如何创建更好的提案和演讲。
项目委员会必须承担活动项目质量的所有权。为了帮助实现这一点，项目委员会必须积极协助提案者和演讲者。以下是如何帮助塑造一个能够传递最大价值的会议项目。
沟通期望
第一步是向潜在的演讲者提供他们创建这些提案所需的信息。如果您没有设置适当的期望，当人们未能满足这些期望时，您不应该感到失望。以下是您应该分享的一些期望
- 演示文稿的类型和长度。 如果您的会议包括研讨会或教程，请明确说明预计的时间投入。对于某些活动，研讨会为 90 分钟，而对于其他活动，研讨会可能为三个小时或更长时间。此类术语并未标准化，因此不要假设提案者会知道您如何使用它们。
- 会议想要或不想要的项目主题。 例如，仅仅因为您的活动是关于 JavaScript 的，并不意味着您想要包含关于所有可能的 JS 主题的演讲。您是否专注于服务器端 JavaScript？特定的框架？也许会议专注于用于物联网的 JavaScript。明确地向提案者沟通主题期望。
- 演讲要求。 某些活动有特殊要求，例如要求所有代码和材料在演示时必须根据免费或开源许可证提供。如果您的活动有此类要求，请提前告知提案者，以便他们进行相应的计划。
- 财务和差旅支持。 写作、旅行和演讲需要时间和金钱的投入。告诉潜在的演讲者您的会议是否可以抵消这些费用，以便他们可以自行选择退出他们无法负担的活动。
- 要展示的提案数量。 许多（尤其是较新的）演讲者没有意识到他们可以并且通常应该为一项活动提出多个演讲。有经验的演讲者知道如何玩转 CFP 游戏，并且经常提出很多演讲。如果项目委员会希望限制任何一位演讲者的演讲数量，请在 CFP 表格上明确说明这一点。
分享听众概况
每个会议都应该沟通有关听众的详细信息。演讲者将与哪种类型的人交谈？听众的经验水平和典型的工作角色是什么？如果有多个轨道，则每个轨道的听众可能会有所不同。花一些时间详细说明提案者应该对每个轨道有什么期望。提前让提案者了解此信息可以使他们提交适合特定听众的提案。
明确日期
最后一组期望是流程的日期。您应该考虑在 CFP 表格上分享的一些日期包括
- 会议本身的日期（如果适用，请明确说明哪些天是教程或黑客日）
- CFP 的开始日期
- CFP 的结束日期
- 人们应该收到关于他们的提案回复的预计日期
- 时间表将可用的预计日期
- 会议注册开放的预计日期
当然，这些日期可能需要在整个过程中进行更改。例如，如果会议收到的提案数量超出预期，则可能需要延迟提案的回复日期。更改日期是可以的，只要您通过博客文章、社交媒体或电子邮件沟通更改即可，但分享日期和截止日期将为潜在的演讲者建立期望。
指导并提供提案反馈
一旦您建立了期望，下一步就是帮助演讲者提出他们的演讲提案。即使是有经验的演讲者也可能无法完全理解如何创建一个好的提案。他们可能偶然发现了一些曾经有效的东西，并且一直在货物崇拜它。新的演讲者可能会完全迷失，不知道如何构建一个好的提案。您可以通过提供指导潜在演讲者的服务来解决这两个问题。
指导不需要变得复杂。我发现使用 CFP 办公时间和电子邮件反馈效果很好，并且可以很好地扩展。
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CFP 办公时间：办公时间是预先声明的时间，在此期间，潜在的演讲者可以在活动聊天系统中找到提案帮助。这种方法非常适合为潜在的演讲者提供即时反馈，尤其是在 CFP 结束时间临近时。基于聊天的办公时间还具有允许许多人（在每一方）一次参与的优势。虽然这可能会变得混乱，但在实践中通常效果很好。它还允许潜在的演讲者互相帮助，并从提供给其他人的反馈中学习。
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电子邮件反馈：提供电子邮件反馈对于需要更异步方法灵活性的项目委员会和潜在演讲者来说非常有用。它为日程安排不允许他们参加聊天系统中的办公时间的人们提供反馈。对于不希望在公共聊天系统中分享他们的想法的潜在演讲者来说，这也是一个不错的选择。
由于每种方法都有其优势，因此请考虑为您的活动同时使用这两种方法。 Deb Nicholson 是 SeaGL 的创始人和组织者，她说自 2015 年以来，该活动使用了这两种方法，并且每年潜在的演讲者都会告诉他们，他们收到的支持增强了他们向该活动和其他活动提出演讲的信心。通过帮助潜在的演讲者提出他们的提案，SeaGL 为抬高所有会议船只的涨潮做出了贡献。
无论您的活动选择如何提供反馈，请确保您的导师熟悉如何撰写好的会议演讲提案，并且他们完全了解您的会议在寻找什么。如果您没有消息灵通的导师，您可能会弊大于利。
将听众的视角放在首位和中心位置
一旦您帮助潜在的演讲者完成了他们的提案，就该开始审查它们了。在您开始之前，请确保所有审阅者都在同一页面上。与潜在的演讲者一样，您必须定义并沟通对提案审阅者的期望。考虑沟通以下信息
- 评分如何运作以及每个分数的含义
- 审阅者是否应该（或被要求）“盲”审阅提案（看不到是谁提出的演讲）
- 项目委员会在当年会议演讲中寻找什么
- 听众概况
- 使演讲有资格获得否决票的标准
- 使演讲有资格获得赞成票的标准
审阅者应尝试从听众的角度评估演讲。听众需要哪些信息来确定演讲是否值得他们花时间？大多数与会者只有摘要和标题。在第一遍中，审阅者应尝试仅使用听众将获得的信息来评估演讲提案。回答这个问题：“如果我是一个听众，我将从中学到什么价值？” 帮助审阅者与听众建立联系并保持同理心。
关注听众的需求也有助于减少个人偏见或偏袒。当您想到他人的观点时，就更难受到自己观点的影响。当然，审阅者应该依靠他们自己的个人知识——例如，该主题现在是否流行，或者（如果提案没有被盲审）提案者是否是失踪的楼梯——但他们也应该小心不要将他们自己的需求或他们雇主的需求放在听众的需求之上。
在演讲被接受后继续指导
好的，所以您已经建立了期望，指导演讲者制作了一个强有力的提案，并且在选择提案方面做得很好，所以您确保了一个精彩的活动日程，对吗？不幸的是，不是。虽然您可能会有一个很棒的时间表，但完全确保的最佳方法是将指导延续到提案之外，并进入编写和展示精彩演讲。
每个人都需要一个编辑，无论他们是否意识到。即使是有经验的演讲者也可以在他们的材料上使用额外的眼睛。主动帮助被接受的演讲者进行演讲，并鼓励经验不足的演讲者利用这个机会。知道他们有支持可以帮助减轻新演讲者可能感受到的一些焦虑。指导还可以帮助确保所呈现的演讲与听众将用来选择观看哪个演讲的摘要相匹配。
是的，所有这些指导都可能涉及大量工作。请记住，只有一小部分人会接受您的预先和事后指导，这使得工作量小于实际听起来。但这值得。如果我们不愿意伸出援手并将他们提升到更高的水平，我们就不能期望人们成为更好的提案者和演讲者。
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