您已经编写了一些出色的文档。然后呢？现在是时候返回并编辑它了。当您第一次坐下来编写文档时，您需要专注于您想要表达的内容，而不是您如何表达它，但是一旦初稿完成，就该返回并稍作润色了。
我最喜欢的编辑方式之一是大声朗读我写的内容。这是捕捉尴尬措辞或句子结构的最好方法，这些措辞或句子结构在您自己阅读时可能并不突出。如果您大声朗读时听起来不错，那可能就是不错的。如果您的文档碰巧包含说明，您可以观看某人尝试遵循这些说明。这为哪些步骤遗漏或不清楚提供了很好的反馈，特别是当这个人不熟悉该主题时。
让一位优秀的作家阅读和编辑您写的内容也很有帮助。我为 Opensource.com 写作最喜欢的好处是我有优秀的编辑在我的作品上线前对其进行审查（阅读：为 Opensource.com 投稿的 7 大理由）。
以下是您在澄清文档时需要注意的十件事。
主动语态与被动语态
在大多数情况下，您应该首选主动语态。直接一点是可以的。您如何检查被动语态？插入词语“被僵尸”。例如，说“如果您单击‘是’，您将删除您的数据”比说“如果您单击‘是’，数据将被删除”要清楚得多。将僵尸测试应用于以下两个示例
- “如果您单击‘是’，您将被僵尸删除您的数据。”
- “如果您单击‘是’，数据将被僵尸删除。”
在第一个示例中，毫无疑问您是执行者。第二个示例表明存在误解的空间。明确指出哪些执行者执行操作。
消除术语
有些术语是不可避免的，但为了清晰起见，您应尽可能避免使用它们。第一次使用术语时链接到术语的定义是可以接受的，您还应该编写自己的简要定义。您不希望依赖外部站点的可用性，或让您的读者跳过太多障碍才能理解您的文档。
检查常见错误
质疑您认为您知道的一切，并利用世界触手可及的优势，查找一切。例如，“e.g.”表示“例如”，“i.e.”表示“换句话说”。“Effect”是名词（除非它不是，正如 xkcd 漫画所示），而“affect”是动词。当从句子中删除从句不会改变含义时使用“which”，当不能删除时使用“that”。
删除悬垂修饰语
当不清楚哪个对象被单词或短语修饰时，您就创建了一个悬垂修饰语。一个经典的例子是“饿了，剩下的食物被狼吞虎咽”。“饿了”是食物的名称吗？如果是这个意思，在“食物”后添加逗号。如果不是，请重写它以使您的意思明确：“您的作者饿了，狼吞虎咽地吃掉了剩下的食物。”仔细组织您的句子；不要强迫您的读者猜测您的意思。
检查您的样式指南
如果您的项目或公司有文档样式指南，请检查您编写的内容是否符合该指南。一个常见的错误是不恰当地缩写公司和项目名称。
避免使用不明确的词语
您知道我在写这篇文章时删除了多少次“经常”和“一些”之类的词语吗？我不知道确切的次数，但我知道它不是零。使用具有特定含义的词语。当您试图说服读者您告诉他们的事情很重要时，这一点尤其重要。如果我说“遵循这些技巧将使您的写作更好”，那不如“遵循这些技巧将使您项目的财务捐款增加 45%”那样具有说服力。如果您发现自己使用了模糊的词语，请问问自己是否真的理解您的主题，或者您是否可能试图隐瞒某些东西。
检查词序
英语没有为修饰名词正式定义的排序结构，但存在一个非正式结构，Matthew Anderson 在这条 Tweet 中对此进行了描述：观点-大小-年龄-形状-颜色-来源-材料-目的 名词。这是以英语为母语的人知道的东西，但不知道我们知道。Peter Sokolowski 回复的建议是将“名词性”词语更靠近名词。如果这没有帮助您，请阅读他对回复的讨论，其中包含大量示例和解释。
删除“只是”和“简单地”之类的词语
技术并不像我们喜欢假装的那样简单。如果您告诉您的读者某事很简单，然后他们做不到，他们会怎么看自己？除非您是在为最新的必备厨房小工具撰写电视购物广告，否则请省略这些词语。
检查您的代词
当您说“我们”时，您真正指的是谁？我见过一些用我称之为“烹饪节目风格”编写的文档，其中“接下来我们单击 whatchamadoozit 来摩擦 wozulator。”当您在支持环境中写作时，尤其重要的是要清楚谁做什么。如果您告诉某人“我们可以更改该设置”，他们会期望您会为他们做，而不是他们可以在您的指导下做。作为一般规则，我避免使用第一人称（我/我们），除非我是在谈论自己作为作者或我所代表的组织。如有疑问，请用第三人称称呼自己（例如，“作者建议您用第三人称称呼自己”）。这听起来可能过于正式，但很清楚。
删除分裂不定式
不要在“to”和动词之间插入单词。您的文档的任务是勇敢地前往前所未有的文档领域。（星舰舰长可以免除此规则）。
您还有其他喜欢的技巧吗？请在评论中告诉我们。
12 条评论