在今年的 OSCON 大会上，Kara Sowles 和 Francesca Krihely 举办了一场精彩的研讨会，主题是如何策划和举办技术活动。我参加过很多技术活动，它们看起来都非常完美，所以我很想知道策划这类活动需要做些什么。
第一步非常明确：记录你的活动。这样，你就有了一个共享文档，所有组织者都可以在活动进行过程中参考。我们从 Kara 和 Francesca 提供的示例文档开始。该文档分为几个部分，你可以自由复制该文档并用它来策划你自己的活动。我将在下面更详细地回顾其中的一些部分。
目的和目标
我们需要做的第一件事是确定你活动的目的和一些目标：示例
- 目的：与软件用户会面和交流
- 目标：25 个合格的潜在客户——活动结束后要联系的用户
- 目的：教女孩编程
- 目标：有 100 名女孩参加，其中 50% 完成项目
约束
虽然这一切都很棒，但你还必须考虑你的约束条件。例如，如果你想在你的办公室举办活动，你可能无法容纳 200 名参与者。你受到了空间的限制。你的预算也可能是你必须在其中工作的约束。
结构
一旦你概述了目标和约束条件，你就可以讨论活动的结构了。一些示例活动结构包括
- 社交活动将人们聚集在一起只是为了互相聊天。这可以成为更大规模活动的起点。
- 用户组相当非正式，并且比某些活动更容易举办。但这些活动会持续一段时间，因此你需要记住你将举办此活动的次数。
- 办公时间是一种简单的方式，让人们在特定时间通过聊天服务或视频群聊进行交流。
- 在线活动是全球社区的绝佳资源。这可以是协作式的，也可以是一个人对所有人讲话。
- 黑客马拉松是人们聚集在一起了解新想法、与新技术互动和结识新朋友的好方法。
关键是要考虑你的社区以及他们需要哪种活动。
内容
你现在可以开始讨论你的活动将涵盖的内容了。这可能是演讲者、协作、研讨会和/或活动。
让我们以黑客马拉松为例来规划内容。黑客马拉松的内容与其他活动的内容不同，因为在其他活动中，组织者会提前选择内容。然而，在黑客马拉松中，人们在现场创建内容，而这正是活动的全部意义所在。在这些活动中产生的内容对你的项目来说可能非常有价值。这些也是赞助商的机会，因为人们可以看到他们的产品以真实的方式被使用。你也可以让人们在 Hacker League 等网站上分享他们的作品，使活动更加开放。
场地
当你开始寻找场地时，你需要回到你的约束条件——只是为了看看你需要多少个会场、你的预算是多少以及将有多少人参加。一些可以考虑的地方
- 对于 20-80 人的活动
- 科技公司办公室
- 大学
- 图书馆
- 对于 80-150 人的活动
- 科技办公室（可能性较小）
- 大学
- 联合办公空间
- 对于 150-250 人的活动
- 大学仍然是一个选择
- 有趣的当地场所（电影院、美术馆）
- 专业场地（会议中心）
- 酒店
在寻找场地时，请记住考虑便利设施。如果你要举办黑客马拉松，那么你需要桌子、电源和互联网接入。如果你想寻找场地，你可以访问一个名为 Cvent 的网站。但是，不要完全信任他们的网站；做你自己的研究。在查看酒店时，请记住，虽然它们很容易找到，但它们可能非常昂贵。
社交空间
记住你关注的参与者（回到我们计划目的的时候），想想他们需要的空间类型。记住，人们既想为他们的设备充电，也想为他们的大脑充电。在考虑活动时要考虑到你的受众。还要记住“规划你的流程”（也就是说，看看人们将在哪里行走，并确保他们的路径允许轻松移动）。
多样性
你希望你的活动对所有人都是可访问的。在活动页面上正确设置你的期望是关键。包括
- 行为准则
- 无障碍信息
- 停车信息
如今，你必须有一个行为准则 (CoC)，并且你需要培训你的员工如何处理违反 CoC 的行为。确保你清晰且公开地列出 CoC，供所有人查看。你还需要决定你是否希望你的活动对家庭友好和/或对父母友好。你可能需要提供儿童保育或儿童活动。请记住：多样性不仅仅是性别和种族。
后勤
目标 + 约束 = 后勤
因此，例如，如果你的目标是接待 200 名参与者，那么你要确保你有足够的食物和一个足够大的房间来容纳他们。为了解决后勤问题，你要从始至终使用你的文档保持井井有条，使用日历并记住授权！你也可以假装你正在发布一个产品。你需要项目经理、里程碑、截止日期和任务——就像你发布产品一样。Francesca 提供了另一个方便的文档，我们可以用它来跟踪这类信息。
当天任务
在活动当天，记住要授权。确保工作人员和组织者交换电话号码，这样你就可以联系到你需要联系的任何人。还要记住：再多的准备也无法阻止出现问题。保持冷静，并准备好解决问题。
活动后
当活动终于结束时……一切都充满了肾上腺素和恐惧。但你还没完成！
回到你的文档并更新它。确保你实现了所有目标。你还需要给自己一个休息时间——要么在家工作一天，要么完全休息一天。你需要考虑活动后调查。你不会得到所有人的回复，所以确保你有一些多项选择题和文本字段，你可以在其中收集真实的回复。使用调查，你可以衡量你是否接触到了你的目标受众。如果你想让人们填写调查，你可以设置一个与调查相关的奖品以获得更多答案。最后，你确实需要与你的团队进行事后分析。
如果你想观看完整的演讲，你可以在网上找到幻灯片。
系列
本文是 OSCON 2015 的 OSCON 系列文章的一部分。 OSCON 涵盖了所有开源内容——完整的技术栈，包括你每天工作中使用的所有语言、工具、框架和最佳实践。OSCON 2015 将于 7 月 20 日至 24 日在俄勒冈州波特兰举行。.
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